複数人で協力してファイルの共同編集を行うことにより、作業の分担や専門性の活用が可能になり、個人で行うよりも効率的に作業を進められるだけでなく、リモートワーク、意思決定の迅速化、情報の一元管理などが可能となります。ファイルの共同編集を行うツールとして、現在、多くのクラウドサービスを使うことが可能です。
以下ではファイルの共同編集に利用できるツールを紹介し、共同編集の注意点についても説明します。
Part 1. ファイルの共同編集ができるツール6選
ファイルの共同編集ができる６つのツールの特徴と、その利用料金（一例）を紹介します。クラウド上でのリアルタイム共同編集や、モバイル対応は共通です。
(1) Google Docs：オンライン ドキュメント エディタ
Googleが提供するオンラインドキュメントエディターです。
＜特徴＞
①コラボレーション機能
コメントの追加、編集者の追加、共有設定の変更などのコラボレーション機能が備わっています。
②オフライン編集
インターネット接続がない場合でも、ドキュメントの編集とオフラインでの保存が可能です。
③統合性
Google Driveと連携し、Googleアカウントを使用してファイルを管理・共有できます。
＜料金＞
・パーソナル：無料、15GB
・Business Strater：816円/月/ユーザー、30GB
(2) Microsoft 365：毎日を最大限に有効活用
Microsoftが提供するクラウドベースのツールです。
＜特徴＞
①オフィスアプリケーションのクラウド配信
Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Officeアプリケーションがクラウド上で利用できます。
②クラウドストレージとの統合
OneDriveやSharePointとの連携により、クラウド上でファイルの保存や共有が可能です。
③セキュリティ
エンタープライズ向けのセキュリティ機能が整備されており、データの保護が重視されています。
＜料金＞
・Microsoft 365 Personal：14,900円/年、1TB、１ヶ月無料体験あり
(3) Dropbox Paper：1 か所で共同作業
Dropboxが提供するオンラインドキュメント作成・共有ツールです。
＜特徴＞
①プロジェクト管理機能
To-Doリスト、カレンダー、コメントなどのプロジェクト管理機能が統合されています。
②フォーマッティング機能
見出し、箇条書き、インラインコード、埋め込みなど、書式設定のための機能が豊富です。
③メディア埋め込み
画像、動画、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのファイルを直接ドキュメントに埋め込めます。
④ Dropboxとの統合
Dropboxアカウントと連携して、ドキュメントの保存・共有が可能です。
＜料金＞
・Basic：無料、2GB
・Plus：1,500円/月、2TB 等
(4) Confluence：複数のチーム全体でナレッジを作成、共有、活用
Atlassianが提供するチームコラボレーションツールです。
＜特徴＞
①Wiki形式の情報共有・コラボレーションプラットフォーム
Confluence上でドキュメントを作成、共有、編集することができ、チーム全体で情報を管理できます。
②豊富な編集機能
図表の挿入、添付ファイルの管理など、豊富な編集機能を備えています。
③トラッキング機能
ページの変更履歴の確認、ダッシュボードによるアクティビティの監視など、プロジェクト管理に役立つ機能があります。
④Atlassianスイートとの統合
JIRAやBitbucketなど、Atlassianのプロダクトと連携して利用できます。
＜料金＞
・Free：無料、2GB、ユーザー10名
・Standard：196,000円、250GB、ユーザー25名
(5) Wondershare PDFelement Cloud：クラウドで文書管理をもっと簡単
Wondershareが提供するクラウド型のドキュメント管理サービスです。
＜特徴＞
①PDFelementとのバンドル
1つのアカウントでWondershare PDFelement CloudとPDFelementにアクセスできます。
②パーミッション管理
閲覧、編集、共有などの権限を細かく設定できます。
③セキュリティ機能
暗号化、パスワード保護、アクティビティログなどのセキュリティ機能が備わっています。
④電子署名
どこにいても、セキュリティレベルに加えて、すべてのWebブラウザで電子署名をより簡単かつ迅速に行うことができます。
＜料金＞
・月額プラン：4,980円/月、100GB
・1年間プラン：25,980円/年、100GB
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(6) Notion：プロジェクトがつながるコネクテッドワークスペース
さまざまな機能を備えたオールインワンのコラボレーションツールです。
＜特徴＞
①多様なデータ管理
ページ、データベース、カレンダー、ガントチャートなど、さまざまなタイプのデータを一元的に管理できます。
② 柔軟なカスタマイズ性
テンプレートやカスタムブロックの利用により、ユーザー自身の好みや用途に合わせてNotionをカスタマイズできます。
③リッチなテキスト入力
書式設定、イメージ挿入、数式入力、コードブロックなど、豊富な入力機能を備えています。
④インテグレーション
Googleカレンダー、Dropbox、Slackなど、さまざまなサードパーティツールとの連携が可能です。
＜料金＞
・フリー：無料、ファイルアップロード最大5MB
・ビジネス：＄15/月/ユーザー、ファイルアップロード無制限、無料体験あり
Part 2. ファイルの共同編集際の注意点
ファイルの共同編集を行う際の主な注意点は以下の通りです:
①編集の同期化: 複数人で同時に編集する場合は、変更内容を互いに把握し、衝突を避けるため、変更の同期を適切に行う必要があります。クラウドベースのサービスやバージョン管理システムの利用が効果的です。
②アクセス権限の管理: 編集者の役割と責任を明確にし、適切な編集権限を設定します。ファイルへのアクセス制限や変更履歴の確認も重要です。
③バックアップ: 重要なファイルは定期的にバックアップを取り、万が一の事態に備えましょう。データの復元性を確保することが不可欠です。
④版管理の活用: バージョン管理システムの活用により、変更履歴の確認や差分の比較、ロールバックなどが容易になります。
⑤リアルタイム通知: 変更内容をリアルタイムに共有することで、他の編集者への影響を最小限に抑えられます。通知機能やチャット機能の活用がお勧めです。
⑥編集ロック機能: 特定のセクションや項目をロックして、他の編集者による重複変更を防ぐ機能を活用しましょう。
⑦最終確認プロセス: 編集作業の最後に、全体の整合性と品質を確認する最終チェックを行うことをお勧めします。
⑧セキュリティの配慮: 機密情報を扱う場合は、適切な暗号化や認証設定を行い、セキュリティを確保しましょう。
まとめ
ここでは、ファイルの共同編集ができるツールについてご紹介しましたが、これ以外にも、個人向けやビジネス向け、無料のものから高額なものまで多数存在します。あなたが頻繁に使用するソフトがMicrosoft OfficeならMicrosoft 365を、GmailやGoogoleスプレッドシートならGoogle Docsを、PDFelemenならWondershare PDFelement Cloudを選ぶというのも一つの方法だと思います。
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