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配布用PDFのプロパティをチェックしよう

PDFファイルを作成してから、2種類の使い方がある

PDFファイルを作成するときに、ワードなどで作成をしてからPDFへ変換をする作成方法と直接PDF編集ソフトを使ってからPDFファイルを作成する方法があります。ここでおすすめのPDF編集ソフトと言えば、PDFelementではないでしょうか。

PDFelement 6

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ワードなどからPDFファイルへと変換するのには、別途ソフトを必要としないので、便利な変換機能です。ただこの場合は、変換時にレイアウトがずれたり、セキュリティ面で問題があります。仲間内で利用する場合は何も問題はありませんが、第三者が作成したPDFファイルをPDF編集ソフトを利用してから編集をすることが出来るので、勝手に編集をされたりする可能性があります。そこで、PDFを作成するときに編集が出来るソフトを利用してから、パスワードを設定したり、機能ごとに編集が出来ないようにパスワードをいれることが出来れば、勝手に利用されることもなくなります。

ただ、そういってもPDFファイルは便利で、無料のPDFビューアーを使えば、誰でも読むことが出来るので、パソコンだけではなく携帯端末でも読むことが出来ます。これは、個人へ向けて配布することが出来るわけです。この利用用途は非常に有益で、商品説明や操作説明書をPDFで書いておけば、誰でも読むことが出来て、内容が劣化することもなく、読むだけなのでいたずらで紙のように破かれたりすることもありません。不特定多数に配布するには、便利なPDFファイルです。

PDFファイルのメリットとは

このようにPDFファイルを作成した場合、不特定多数の人に簡単に配布することが出来て、紙を使わないので印刷をしたりする必要もありません。企業が販売している商品などのトリ説など、PDFでwebからダウンロードしてから読めるようになっているので、電話での問い合わせなども少なくなってきています。 PDFの最大のメリットは、PDF編集ソフトを使わなければ勝手に編集をすることが出来ないため、見た人に勝手に編集されることもありません。そういう意味では、PDFであれば社内でも鞘外でもどちらでもろ利用する機会が増えてきています。企業間だけではなく、個人向けの説明書など多数書類がPDFで配布されるようになっています。そこで、いろいろな人が手にすることが増えてきているので、便利な反面セキュリティの面でも気をつけなければいけなくなってきています。単純にワードで文章を作成してからPDF変換をして配布すれば言いという時代では無くなってきています。出来るだけPDFファイルの保護も考えないといけなくなってきています。作成した文章を流用されたり、悪用されたりする可能性も高くなってきているのでその点では設定にも注意が必要です。

PDFを作成後大勢の人に配布するときの注意点

このようにPDFの利用頻度が増すことで、安全確保も重要になってきています。PDF編集ソフトを使ってからパスワード設定を行ったりして保護するようにしないと、大事な資産を流用されかねません。PDF編集ソフトであれば、単にPDFファイルを編集するだけではなく、セキュリティ面も考えてからプロパティを変更しないといけません。今後はPDFを作成するだけでなく、実際にPDFファイルの悪用をさせないようにプロパティにも機をつけなければいけません。
マイクロソフトのワードなどでは簡単にPDFへの変換は出来ますが、そういったセキュリティ面ではPDF編集ソフトを使わないと出来ないようになっています。PDFその機能をしっかりと使いこなしてこそ、PDF編集ソフトの意義があります。