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パスワード設定が出来るPDF編集ソフト

【人事・総務必見】パスワード設定が出来るPDF編集ソフト

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人事で必要な作業と注意しなければいけないこと


人事や総務では、社員が快く働いてもらえるように社員のお金に関する管理から、人材の管理なども行ってくれます。会社がうまく回るように、会社と社員の調整役になってから動いてくれるのが総務や人事での業務です。人事では、社員の移動などの事例を出したり、新規雇用の人材の管理や、入社後の社員の仕事ぶりや経験などを総合的に管理しています。
人事の作業には、会社の規模にもよって細かく分けられていたり、数人ですべての人に関する管理業務を行っている会社もあります。人事が作成する書類において、いくつかありますが、社員を評価するためのチェックシートや評価後の事例の作成など、社員編評価の元となる書類の作成に評価後の結果通知をするために必要な書類などもあります。このような書類を作成する上で、秘密に作成をしていかなければいけないような書類は多数ありまして、他人に見られないような書類作成は重要です。そこで、人事評価表などは完全に洩れてはいけない重要な書類となるので、セキュリティ面でも重要になってきます。
そこで、書類を作成するときにパスワードを設定したり、参照できる人を限定するために、見ることが出来る人を限定したりする必要もあります。
そのためのパスワード作成を簡単に行えて、編集できないように出来るPDFでの書類の作成が安全性が高くなります。PDF編集ソフトを使った人材の管理表などを作成するときには役に立ちます。今回PDF編集ソフトの中でもPDFelement 6 Proを使うと、パスワードロックをかけることも出来て、文章の作成もワードのように使うことが出来ます。


PDFelement 6 Pro



このように、PDFを作成してからパスワード設定などもその場で挿入することが出来るので、PDF編集ソフトを使うことで簡単に文書作成と管理を行うことができます。一度作成した文書は変更できないようにすることも出来て、参照のみに出来るので、改ざんされないので、書かれるほうも安心できます。


総務で必要な作業と注意しなければいけないこと


総務も会社にとっては重要な管理業務を行う部署です。会社内で使う備品など、すべての物品の管理をするのが総務です。会社規模により人事や総務などの仕事を1箇所で行うような会社もあります。会社の規模により細かく分けられている場合もあります。
一般的に、社内で購入したりするものはすべて総務が行う作業なので、外部の業者とのやり取りでいろいろな書類を作成する機会が増えてきます。外部とのやり取りで作成しなければいけない書類としては、備品購入など行うときに必要なのが、発注書・領収書などがあります。社内向けにも、出張などのときに必要な出張依頼書の雛形を作成したりしなければいけません。社員数が多くなればなるほど、作成する機会が増えてきますので、一から作成していると時間がかかってしまいます。そこで、できるだけ時間短縮をするために、書類のフォーマットを事前に作成しておいて、第三者に勝手に変更されないようにするために、セキュリティをかけられる文書にしなければいけません。

総合的に考えると、PDF文書で作成することでクリア出来ます。直接PDF文書を作成することで管理もしやすく簡単に管理できます。PDFを直接作成できるPDF編集ソフトを使うことが出来れば、発注書・領収書などの書類のテンプレートを使って自社用に雛形を作成することは出来ます。雛形を作成しておいて、必要な情報だけをその都度入力していくようにすれば、作業時間の短縮につながります。
それだけではなく、PDFファイルで保存するので、通常は参照のみに、他人に編集されにくくなります。さらにパスワードを設定することで、参照すら限られた人にしか出来なくすることが出来ます。

PDF高度編集・PDFelement 6 Pro

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編集者 カテゴリ: 活用Tips
作成日: May 08,2018 17:29 pm / 更新日: May 18,2018 9:37 am

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