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PDFelement 6 Proを使って社内文書のセキュリティを強化しよう

セキュリティサービスを活用して社内文書のセキュリティを強化しよう!

Home > PDF保護 > PDFelement 6 Proを使って社内文書のセキュリティを強化しよう

PDFファイルで作った文書は、PDFelement 6 ProなどのPDF編集ソフトで閲覧の制限や、編集の制限などのセキュリティをかけられます。しかし、こういったもの一つ一つを配布先にあわせて作るのは手間ですし、何より手元から離れた文書がどのように扱われるかはわかりません。状況によっては社内のメールの誤送信や、機密情報を委託先の会社に提示した際に、ファイルを悪用される可能性もあります。そんな、もしもの悪用や機密情報保護の助けになるのが、PDFセキュリティサービスです。

今回はPDFelement 6 ProのPDFセキュリティサービスについて紹介していきたいと思います。

【PDFセキュリティサービスとは】

PDFセキュリティサービスとは、クラウドサービスを利用したPDFファイルの管理サービスです。時には機密性の高い情報をPDFファイルとして提携先の企業などに提出する場合があるかと思います。しかし、手元から離れた、情報の管理は個人では非常に難しくなります。PDF編集ソフトの編集制限などで、情報の改ざんは防げるかもしれませんが、記載された情報が古くなったりして悪用される能性は十分ありえます。そんな機密情報の保護に役立つのが、デジタル著作権管理のDRMを利用したPDFセキュリティサービスです。

【PDFセキュリティサービスの仕組みとは】


このサービスの仕組みは、PDFなどの文書の作成者がPDFセキュリティサービスの運用元のサーバーにファイルを送り、サーバー側がPDFファイルの利用権限の付与や閲覧の有効期限、PDFの透かしの埋め込みなどを遠隔コントロールするものです。利用権限は閲覧や書き込み、印刷などの作業を利用者ごとに分けられ、誰がいつどのようにアクセスしたかなどのログ情報も二年間保持され、確認が可能です。文書など、ファイルの管理も、特定に日時以降になったらファイルを開けなくする、変更が入った場合に古いファイルを開けないようにロックをかけるといった設定も行えます。透かしの埋め込みは、現在の利用者名や閲覧日時、任意の文字列が利用できます。

【セキュリティサービスの運用事例】


では、このサービスを利用した場合の事例にはどのようなものがあるのでしょうか?一つは業務提携先に機密情報を提示する場合です。製造業などによくあるケースですが、設計を自社で行い、提携先で作って貰う場合に図面や仕様書などの情報を送る必要があります。この際、意図しない形や不正によって提携先から図面の情報などが漏れるケースも少なくありません。そんな時には文書に利用権限のコントロールや、業務の委託契約完了後に文書を閲覧できないようにし、情報漏洩や不正につながるリスクを減せます。

次に考えられるのは、自社内で顧客から受け取った機密情報の保護を行うケースです。ビジネスの現場では、個人のお客から個人情報を受け取ったり、取引先から発表前の商品の情報をもらったりすることがあります。こういった情報は、法律などで守られる必要があり、漏洩した場合の損失は莫大でしょう。そこで、受け取った情報に管理者権限などを付与して、メールの誤送信などで外部に流出しても閲覧できない用にします。重要な会議などの資料も、同じように特定の人物のみが見られるようにすることで情報の保護を行えます。このようなサービスは、会社などのビジネスの場以外にも学校や教育委員会などの、個人情報を守る必要のある行政の場や病院などの医療現場でも活用されています。

    IT技術の進化で、パスワードの解読やウィルスなどで機密のファイルや個人情報が盗まれることも珍しくありません。安全にファイル管理を行うためには、セキュリティサービスを活用した情報の保護が重要になります。PDFelement 6 ProなどのPDF編集ソフトの暗号化や墨消しといったセキュリティ関連の機能と合わせて利用し、より安全な情報管理を行うようにしましょう。

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編集者 カテゴリ: PDF保護
作成日: Jun 16,2017 16:57 pm / 更新日: May 16,2018 10:36 am

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