PDFにエクセルやワードファイルを添付して資料を作成する二つの方法

PDF文書ファイルはパソコンやスマートフォン・タブレット端末・一部の携帯電話などで閲覧することができるので、幅広く用いられています。PDF形式のファイルには、別のデータを追加することができる機能が付いています。エクセル・ワードファイルが添付されたPDF文書を閲覧する際は専用の閲覧ソフトを利用して普通に表示させることができますが、埋め込まれたデータを保存して使用することができます。PDF文書に追加されたデータを取り出すだけであれば、無料で配布されているAdobe Acrobat Readerや他の閲覧ソフトでも可能です。追加されたデータは誰でも簡単に取り出すことができるので、PDF文書を別のデータの“入れ物”として利用することができます。

PDFelementはPDF編集・変換・作成専用アプリです。ファイル添付機能は主要機能としてよく使われています。Word、Excelの他には、画像・ビデオ・Mp3などもPDF文書に添付し挿入できます。また、添付方法は二つあります：WordやExcelなどをPDF内のコンテンツにして添付挿入、注釈にして添付するという二つの方法です。PDFを使ってPDFにファイルを貼り付ける手順について詳しくはこちら：「PDF文書にWordやExcelなどの添付ファイルを追加する方法」

①：Adobe Acrobatを起動して元のPDF文書を開きます。

②：ウインドウ上部の「文書」メニューを開いて、「ファイルを添付」(クリップのマークが目印)を選択します。

③：ファイル選択画面が表示されるので、追加するエクセルやワードデータを選択します。

④：ウインドウ下部に追加されたデータの一覧が表示されるので、確認してからPDF文書を保存したらエクセル、ワードデータの埋め込みが完了です。

このPDF文書を送信すると、埋め込まれたデータを一緒に送ることができます。埋め込むデータの形式や種類については制限がなく、エクセルなどの表計算ソフトのシートやワード文書を追加することができます。

別のファイルがPDF文書に添付されている場合には、Adobe Acrobat Readerや他の閲覧ソフトで文書を開いた際にクリップの形をしたマークが表示されるので、一目で別のデータが追加されていることが分かるようになっています。文書に追加されたデータは、閲覧ソフトに表示されるクリップのマークをクリックするだけで保存または対応するソフトウェアでオープンすることができます。*Adobe AcrobatのようなPDFソフトを使用すれば、PDF文書にファイルを添付することが簡単になります。そのようなPDF編集ソフトを10個まとめました、詳しくはこちらです>>

PDFは文書は閲覧・印刷を目的とした規格なので、閲覧ソフトで文書を編集したり、一部の情報を切り取って使用することができません。そのためPDFの文書ファイルを受け渡しする際には、エクセルのワークシートやワードで保存したドキュメントなどのデータを一緒に送信する場合があります。ソースデータ以外にも、記述されている内容の根拠となるデータや写真、文書なども一緒にメールで送信する場合があります。

メールソフトを利用すれば複数のファイルを一緒に送信することが可能ですが、メールを受け取ってデータを保存する際にきちんと整理しておかないと、送られてきたデータの一部が行方不明になってしまうケースがあります。PDF文書にエクセルやワードなど別のファイルを追加すして一緒に送信することで、関連資料やソースとなるデータを送信する際の手間を省くことができます。

メールを利用してデータを送信する際は、ファイルごとに個別にファイル添付を設定作業を行う必要があります。文書のソースや関連資料などをPDF文書そのものに格納しておけば、文書を送るだけで他のエクセルやワードデータも一緒に送信することができます。送信または配布されたデータを整理して保管する際にも関連資料や文書のソースがPDF文書に組み込まれていれば、そのまま文書を保存・管理するだけで済みます。