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発注書の書き方などについて詳しく紹介


発注書は商品を発注する際に必要となる書類で、取引を行う場合には必須です。取引の際には発注品の一覧を記載した発注書を作成し、それを生産業者や卸売業者へ送ります。しかし、どんなことを書けば良いのか分からない方もいらっしゃいます。 そこで今回は発注書の書き方などについて詳しく紹介します。

発注書の書き方とは?

発注書を作成する時には最低限入れておくべき項目があります。 国税庁のサイトでは、以下の5つの項目を記載することが義務付けられています。

・書類作成者の氏名または会社名
・取引年月日
・取引内容
・取引金額(税込み)
・書類の交付を受ける事業者の氏名または会社名

あくまでも最低限の記載項目なので、他にも取引を円滑に進めるために記入すると良い項目を紹介します。

1.発注先の宛先

発注先の会社名または氏名を記入します。会社名や部署名なら御中、個人名なら様と間違えないようにしましょう。

2.発注書の発行日

いつ発行したのか分かるように年月日を記入します。締め日を書く場合もあります。

3.作成者の会社名・氏名

会社名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記入します。 受注側が取引先に連絡できるようにしておくと、トラブルがあっても円滑に処理できます。

4.発注内容

発注する商品名、単価、数量、合計などの発注内容を細かく記入します。

5.発注合計金額(税込み)

発注の合計金額は税込みで記載します。目立つように太字や大きめの数字を記入します。 書き方によっては「税抜き合計」「税額」「税込み合計」と分けて記載すると、より分かりやすくなります。


発注書を作成する時のポイント

発注書の書き方を踏まえた上で、作成する時のポイントを紹介していきます。

・発注書の提出方法

発注書の提出方法は郵便、メール、FAXなどがありますが、メールで送る場合はPDFやExcelで送ると相手も対応しやすいと思います。

・納期の記載

商品を納品する日程を記載します。確定してない場合はその旨を書いておくと良いです。

・発注書番号、通番

発注書に番号を付けておくと管理しやすいです。見積書の番号と紐づいていると、より管理しやすくなります。

・備考

納品場所や支払い方法、その他連絡事項などを記載すると、トラブルを防ぐことができます。

このように発注書を作成する際には、できるだけ詳細に記載しておくとトラブルを回避でできます。


発注書の役割とは?

発注書は、業者へ正式に発注する際に送る文書のことを言います。 流れ的には受注先から送られてきた見積書を確認して、その後に発注先に発注書を送ります。 そして、受注側から発注を承諾した証明として「受注書」が送られ、必要に応じて「注文(発注)請書」も送られてきます。 受注側は発注書に明記された通りに納品を行うため、トラブルを防ぐには発注書に詳細を記載することが重要です。


発注書、注文書、発注(注文)請書のそれぞれの違い

発注書、注文書、発注(注文)請書の違いについて紹介します。

・発注書と注文書

発注書は加工や作業を伴う注文の場合に発行する文書で、注文書は商品や資材を注文する場合に発行する文書です。 しかし、この発注書と注文書には法的な違いはありません。実際、発注書と注文書を分けている企業はありますが、ビジネスシーンでは区別せずに利用されていることがほとんどです。

・発注請書

発注(注文)請書は、受注側が発注を承諾したことを発注側に知らせるための文書です。 発注側が発行する文書ではないですが、受注側からこの文書が送られてくれば発注を承諾した証拠になります。

発注書と注文書は混同しても問題ありませんが、発注請書は受注側が発行するため誤って発行しないように注意して下さい。


発注書の書き方などについて詳しく紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。 発注書は商品を発注する際には重要な文書なので、書き方やポイントを覚えておくと発注先との取引が円滑に進みます。 発注書を作成する場合は、発注書の役割や、発注書・注文書・発注請書の違いを明確にして、失礼のない発注書を作成しましょう。
また、発注書を作成する時間がない場合は、無料テンプレートを利用した方法もあるので、気になった方は探してみて下さい。


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作成日: Apr 02,2020 22:00 pm / 更新日: Apr 04,2020 12:24 pm

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