必要最低限に覚えておきたい書類送付状の書き方のポイント


書類を送付する際には、書類だけを送るのはビジネスではナンセンスで、1枚目に送付状を添付して送るのがビジネスとしての常識です。「誰」が「何」を「何枚」送ったのかを示しています。ビジネス文書として分かりやすい送付状の書き方のポイントをご説明します。是非ともご参考にしてみて下さい。

送付状を横書きで作成するのがビジネスマナー?

送付状に於いては、横書きで作成することが一般的なビジネスマナーとされています。また、同封されている他のビジネス文書との統一感をだすことも出来ます。


ビジネス文書なので誤字脱字に注意!!

同封する書類はもちろんのこと、送付状もビジネス文書の一部なので誤字脱字には注意する必要があります。誤字脱字を防ぐためには、作成してから時間を空けて再度チェックをするか、他の方にチェックをお願いすると良いと思います。


「送付状」の書き方のポイント

◆1.送付年月日!!

送付状の右上に投函(持参)する日付を記載します。ビジネス文書に於いて日付は常に右上です。日付の無い送付状は、いつなんどき書類を送ったのかが分からずトラブルのもとになります。日付は必ず記載しましょう。

◆2.相手先会社名と担当者氏名!!

左上に送り先の相手先会社名と担当者氏名を記載します。これもビジネス文書に於いては常に左上です。株式会社を「(株)」などと略すのはマナー違反だとされています。相手先会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」を付けます。「御中」と「様」の両方は付けないように注意してください。

◆3.書類作成者会社名と担当者氏名!!

「送付年月日」の下に書類作成者の会社名と担当者氏名を記載します。基本的には、会社名、住所、電話番号、FAX番号、担当者氏名を記載します。印鑑を押印しないのが通例です。送付した書類について聞きたい事が有るかもしれませんから、常に電話番号とFAX番号も記載してください。

◆4.送付状のタイトル!!

シンプルなものが好まれるので「書類送付のご案内」でいいと思います。中央に記載します。

◆5.頭語と結語!!

手紙を例にして、頭語とは手紙の始まりに書く「こんにちは」「お元気ですか」にあたる言葉です。結語も手紙の結びに書く「さようなら」「失礼します」にあたる言葉で、頭語に一致した言葉を使います。結語の位置は、末文の最後の下になります。ビジネス文書では、「拝啓」と「敬具」を用いるのが一般的になります。

◆6.挨拶文!!

「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。」のように、「拝啓」の後に一文字あけて続けるのが通例になります。挨拶文には多様なものがあり、季節を表す「新緑の候」などがありますが、季節柄変えなくてはいけないので、季節に関わりの無いものを入れておくと使い回しがしやすくて良いと思います。

◆7.記、以上!!

「記」「以上」は、書類の中で伝えるべき内容について箇条書きで記載するときの書き方です。「記」を使う際には、「以上」で締めます。常に「記」は文書の中央に位置し「以上」は文書の1番最後の右下に位置します。「以上」は締めの言葉ですから、「以上」の下には文章を載せないでください。

◆8.送付内容!!

最後になりましたが、左に送付物の内容を記載します。相手方に分かりやすいように送付する書類とその枚数、また連絡事項などを箇条書きで記載します。 「【送付書類】」と1段下げて「・お見積書 2通」などです。

ここまでは送付状の書き方のポイントをご説明しました。


送付状を用いた書類の送り方!

送付状は書類の最上部にして送ります。用紙サイズは基本的にはA4で、三つ折りでも、折り曲げずにそのまま送付してもかまいません。三つ折りで送付する場合、封筒サイズは「長3封筒(定型郵便物)」、A4サイズで送付する場合は「角2封筒(定型外郵便物)」になっています。 送付料金が分からない場合には、郵便局の窓口に直接持参しましょう。


色々送付状に付いて書きましたが、分かって貰えたら幸いです。もしよろしければ、ビジネス文書送付状の書式テンプレート又はサンプルを作ってみてください。

→関連記事:faxで書類を送信する際の送付状の添付の仕方

→関連記事:【無料PDFテンプレート】送付状--シンプル

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作成日: 2020-04-02 22:00:09 / 更新日: 2020-11-30 21:38:58

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