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建設業・不動産業の機密文書や重要書類のセキュリティ

建設業・不動産業の機密文書や重要書「アクセス制御」と類を処理するシーン/事例
PDFelement Proのプロテクト

建設業・不動産業では、機密文書や重要書類などを扱うことが多いと思います。重要な書類を扱ううえで最も大事なのはセキュリティです。セキュリティが万全でないと、誰でも好き勝手に閲覧されたり、改ざんされたりする元になってしまいます。では、どうしたら建設業・不動産業のセキュリティを向上させることが出来るのでしょうか？今回は、建設業・不動産業の機密文書や重要書類のセキュリティについて紹介します。

Part 1. 建設業・不動産業の機密文書や重要書類を処理するシーン/事例

建設産業・不動産業では毎日膨大な書類が作成されるので、保管や保存、破棄などの様々な管理が必要になります。特に書類管理で重要なのは、機密文書や重要書類の管理です。

1.機密文書や重要書類の管理

機密文書や重要書類は外部に漏れないよう管理する必要があります。機密文書を処理するには、情報が漏洩した場合の影響度によって3つの分類に分けると良いです。この3つの分類を理解していないと、適切な文書管理ができていない可能性があります。

☆ 極秘文書

秘密保全の必要性が高いので、漏洩してしまうと会社の安全や利益に損害を与えることが考えられる文書です。例えば、未発表の研究成果や未公開の経理文章、特別プロジェクトの資料など、会社の中でも一部の人間しか知らない情報となっています。

☆ 秘文書

極秘の次に重要な文章で、社内であっても関係者以外に決して知らせてはいけない特徴を持っています。契約書や個人情報、人事関連文章などがこれにあたり、社内でも限られた人物のみが閲覧できる文書です。

☆ 社外秘文書

社外に公開することで不利益を生む可能性がある文章です。自社で行った調査結果や顧客リスト、営業企画書など、みだりに社外に持ち出さないように管理が必要な文書となっています。

2.機密文書や重要書類の保管

機密文書や重要書類をしっかりと管理していても、保管・保存体制が万全なのか不安になる方も多いと思います。多くの会社は、機密性の度合いによって文書を分類しています。そして、その分類した文書に応じて権限設定や閲覧制限を行い、文書にアクセス制御を施します。この「アクセス制御」とは、文書にアクセスする権限がある人だけが閲覧を可能にする仕組みです。アクセス制御には会社内の金庫やキャビネットの施錠、電子ファイルの場合はパスワードの設定、操作ログを残すなどがあります。

機密文書を保管するには、機密性の度合いによってアクセス方法をルール化しておくと良いです。また、分類した後に機密文書と分かるようにスタンプをしたり、関係者への共有を行ったりすることで、より保管体制が万全になります。

3.機密文書や重要書類の廃棄

機密文書や重要書類はどう廃棄すればいいか悩むところだと思います。文書を廃棄するには主に2つの方法があります。

☆ シュレッダー廃棄

一番手頃で、真っ先に思いつくのがシュレッダーだと思います。シュレッダーは小型のオフィス用を使う方法と、業者に依頼して行う大型シュレッダーを使う方法があります。業者に依頼するサービスでは、書類を引き取りに来る回収型と、シュレッダーを積んだトラックで訪問する出張型があります。

☆ 溶解処理

溶解処理というのは製紙メーカーが紙をリサイクルする工程で行います。この廃棄方法は、シュレッダーと違いホチキスやクリップ、バインダーなどが付いていてもそのまま廃棄することが可能です。

Part 2. PDFelement Proのプロテクト

Wondershare「PDFelement Pro」というソフトを利用することで、機密文書や重要書類を守ることができます。PDFelement Proにはパスワードの設定/管理、編集制限、印刷制限、墨消し、電子署名のプロテクト機能があります。

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パスワードの設定:

誰でも好き勝手に文書を見られないようにするには、パスワードを設定しましょう。パスワードを知っている人のみがアクセスできるため、機密文書や重要書類に閲覧制限をかけることができます。また、パスワードの設定画面では、特定の機能に制限をかけることも可能です。「使用許可」にパスワードを設定することで印刷制限をかけたり、文書に編集制限をかけたりすることができます。