編集プロセスは退屈で、最終的な文書を完成させて受領者に提供できる状態にするには多大な労力がかかります。法的文書の場合は、文章の意味を変えたり、文書が雑に見えたりする可能性のある間違いを見逃さないよう、特に注意する必要があります。
以前は、タイプミス、句読点の間違い、文法の誤った使用を見逃さないように、弁護士は手作業で法的文書に何度も目を通さなければなりませんでした。現在は、テクノロジーのおかげで AI ソフトウェアや校正ツールにテキストを入力し、数分以内に作業を完了できるようになりました。
法的文書の校正について詳しく知るには、この記事を読み続けてください。
法的文書を効果的に校正する方法
このセクションでは、法的文書を効果的に校正するためのヒントと、そのプロセス中に覚えておくべき重要なことをいくつか紹介します。
以下は、法的校正中に使用できるいくつかの実践的な戦略です。
カテゴリ検索を使用する
法的文書の校正に使用できる最初の戦略は、カテゴリを使用することです。初めて文書を読むときは、文の構造と全体の調子に注意を払うことができます。そして、長すぎる文章やくだけた口調の文章を調整することができます。注目できるもう 1 つのカテゴリは、言葉の選択です。
また、文書にざっと目を通し、文内や文末にあるスペルミスの単語や間違った句読点を探すこともできます。カテゴリ検索を使用すると、圧倒されることなくすべての間違いを見つけられる可能性が高くなります。
逆順
法的文書では個々の単語ではなく文の流れに注目するため、間違いを見逃しがちです。文章が正しいように見えても、スペルのおかしい単語が隠れている可能性があります。
文法ミスやスペルミスを見逃す可能性を減らすために、文の組み立て方ではなく構文に焦点を当てる逆順テクニックを使用することをお勧めします。
ハードコピーを印刷する
コンピュータの画面を長時間見つめることで、疲れてしまうかもしれません。校正用の気の利いた AI ツールがない場合、他の唯一の選択肢は、コンピュータまたはラップトップの画面から法的文書を読み、再読することです。
文書をハードコピー形式で印刷するより良い代替手段を提供したらどうなるでしょうか？ 紙を入手したら、鉛筆や蛍光ペンを使用して間違いを特定し、後でソフトコピー バージョンで修正できます。
文法チェッカーを活用する
オンライン上には文法チェッカーがたくさんあるのに、なぜすべてを手作業で行うのでしょうか？ あらゆるデジタル文書内のスペルや文法の間違いを検出できる AI ロボットが開発されています。あなたが行う必要があるのは、選択したプラットフォームに文書をアップロードすることだけ。あとはプラットフォームに任せるだけです。
文法チェッカーはほとんどの場合正しく、口調を改善し、プロのように文章を書くための役立つ提案を提供します。提案が正しくない、または不適切だと思われる場合は、いつでも拒否できます。文法チェッカーのさらなる利点は、文法チェッカーをワード プロセッサに追加できるため、法的文書の作業中にアプリをクリックして終了する必要がないことです。
法的文書を校正する際に留意すべきこと
法的文書を校正するとき、または法的校正ソフトウェアを使用するときは、次の点に注意してください。
見出しが正しいことを確認する
見出しは、法的文書を受け取った読者が最初に目にして接するものの 1 つです。タイトルのスペルが間違っていると、第一印象が悪くなったり、何を期待すべきかについて誤った考えを与えたりする可能性があります。受領者は、あなたと、その問題を処理するあなたの能力を見損なう可能性もあります。
コンテンツは素晴らしくても見出しがひどいと、その文書に接する人は不快になってしまいます。したがって、すべての見出しと小見出しが正確であること、内容に関連していること、スペルミスがないことを再確認するのが賢明です。
フォーマットを再確認する
もう 1 つ留意すべき点は、文書のフォーマットです。段落が長すぎたり短すぎたりしないようにしてください。すべてのページ番号が正しいこと、文書全体で適切なヘッダーとフッターが使用されていることを確認するのも重要です。最後に、スタイル ガイドを参照して、文が長すぎて短くする必要があるかどうかを判断できます。
文書全体のファクトチェック
校正は文法やスペルの間違いを排除するだけでなく、すべての事実が正確であることを保証します。最後の瞬間にクライアントの名前のスペルが間違っていたことに気づいても、どうすることもできません。
また、数字が 3 つあるはずの場所に余分な 0 が追加されていないことを確認するために、数字をファクトチェックすることも役立ちます。ファクトチェックには、すべての日付、記号、脚注、視覚的要素が正しいことの確認も含まれます。
PDFelement: 法的文書を校正するための最良のツール
校正が不可欠な理由と、法的文書を磨き上げるためのヒントを理解したところで、作業を容易にするツールが何かあるのではないかと疑問に思うかもしれません。数分以内に仕事をこなしてくれる魅力的な校正者をお探しなら、PDF 編集のすべてのニーズに対応するワンストップ ソリューションである Wondershare PDFelement 以外を探す必要はありません。
PDFelement は ChatGPT と連携して、強力な AI ロボットかつライティング アシスタントの Lumi を提供します。校正したい法的文書をアップロードすると、このロボットが内容を分析し、修正する必要があるすべての問題を特定します。あなたがしなければならないことは、提案を受け入れるか拒否することだけです。このプラットフォームには、堅牢な AI ライティング アシスタントに加えて、「書き換え」と「校正」という、法的文書の校正に役立つ 2 つの重要な機能が搭載されています。
早速、PDFelement を使用して法的文書を校正する方法を見てみましょう。
PDFelement を使用して法的文書を校正する方法
ステップ 1 まず、PDFelement をダウンロードしてコンピュータにインストールします。そして、校正したい法的文書をアップロードする必要があります。「Open PDF」をクリックして文書をアップロードします。
ステップ 2 文書を開いたら、右下の Lumi ロボット ボタンをクリックし、「Proofread」オプションをクリックします。これにより、AI チャットボットが文書を校正し、法的文書の誤りを特定できるようになります。
ステップ 3 Lumi AI ロボットが提案を提供し、それらを 1 つずつ修正します。
法的文書全体を書き換えたくない場合は、特定の段落または行を強調表示すると、Lumi がテキストをスキャンしてスペルミスの単語や文法上の誤りがないか確認し、単語の選択を改善する必要がある領域を特定します。修正されたテキストは元の文の下に表示され、提案を受け入れるか拒否するかを選択できます。
よくある質問
この記事を終える前に、よくある質問に答えましょう。
1. 校正時に見つかる間違いにはどのようなものがありますか？
以下に、文書を校正するときに見つかる一般的な間違いをいくつか示します。
句読点の間違い
私たちは言語におけるさまざまな句読点と、それらを適切に使用する方法を知っています。たとえば、コンマは文の導入節と主要部分を区別したり、リスト内の多数の項目を区切ったりします。一方、句点は文の終わりを示します。著者が文中で使用すべきでない句読点を間違って使用していることに気づくのは、珍しくありません。
スペルミス
スペルミスは法的文書内で最も一般的ですが、修正するのが最も簡単なミスの 1 つです。作成者が問題を起こす可能性のある単語には、the や there などがあります。作成者は、affect と effect のような単語を混同して、文書内の文にまったく新しい意味を与える可能性もあります。
文法上の誤り
文法上の誤りには、読者を困惑させ、なぜ著者が追加情報を提供しなかったのかを尋ねる文章の断片が含まれます。もう 1 つの文法エラーは、ぶら下がり修飾子の使用です。たとえば、法的文書では個人の名前に言及する代わりに「彼ら」を使用することができます。文法上の誤りがあると、読者は道に迷ったような気分になり、内容の理解を妨げられる可能性があります。
主語と動詞の一致における誤り
法的文書におけるもう 1 つの典型的な誤りは、主語と動詞の不一致です。たとえば、主語が単数形なのに、動詞が複数形になっている場合があります。さらに、法的文書には陪審員や委員会などの単語があり、文脈に応じて異なる意味をとります。ある文章では、陪審員を一単位、あるいは個人のグループとして扱う可能性があります。
2. 法務校正者は何をするのですか？
法務校正者は法律事務所で働き、弁護士が作成したすべての文書が正確であることを確認します。上で説明したすべての間違いをチェックして修正し、文書を最適化するために別の単語の選択を提案します。
法務校正者が取り組まなければならないもう 1 つの重要な仕事は、法的文書が執筆ガイドラインに準拠していること、およびすべての弁護士が適切な語句と構文を使用していることを確認することです。最後に重要なことですが、文書が適切にフォーマットされ、適切に整理されていることを確認します。
結論
テクノロジーは、法的文書の校正をより管理しやすく時間をかけずに行うための、天の恵みともいえるツールです。ただし、これらのツールを賢く使用し、どの提案を拒否するべきかを知っておくことは役立ちます。また、文書を提出する前に、最終的な精査を行うためにさらに努力することをお勧めします。この記事で、法的文書の校正とファクトチェックについて必要なことすべてを理解していただければ幸いです。