請求書のような重要な書類の作成には、誤りや不備が無いよう細心の注意を払う必要があります。
そのため、特に0から作成しなければいけない場合、項目の確認やデザインなど、確認や検討に時間がかかったりしませんか？
そこで、おすすめなのが「テンプレートの活用」です。
Web上には、無料でダウンロードできるさまざまな請求書テンプレートが公開されています。
特に、PDFのテンプレートは、WordやExcelのようにソフトがインストールされていない環境でも印刷が可能なうえ、レイアウトの崩れもありません。また、PDF編集ソフトを使えば、自社仕様にカスタマイズすることも可能です。
今回は、無料でダウンロードできるPDF請求書のテンプレートとともに、ダウンロードした請求書を編集・発行するのに最適なツールについてもご紹介していきます。
PDFは、使用しているデバイスやOS、ソフトウェアなど送り先の環境を問わず閲覧することができるため、とても利便性の高いファイル形式です。
ExcelやWordのように、特定のソフトウェアがインストールされている必要はありません。
また、PDFはどのデバイスやソフトウェアで開いてもレイアウトやデザインが崩れることがなく、作成者が意図したとおりに表示することもできます。
さらに、パスワードでの保護、編集や印刷の制限などを設定することができるため、「請求書」に求められる「不正改ざん」のリスクを軽減することも可能です。
その他、デジタル署名を使用して電子的に承認を得ることができる、圧縮機能を利用してファイルサイズを小さくすることができる、検索機能により大量の請求書から特定のものをすばやく検索できるなど、PDF形式の請求書は、作成や管理において非常に便利で実用的な選択肢といえます。
請求書を1から作成するのは、デザインやレイアウトで悩んだり、必要事項を確認したりするなど、意外に手間がかかる作業です。
そのため、請求書作成にあまり時間をかけたくない、かけられないという場合は、無料で提供されているテンプレートをカスタマイズすることをおすすめします。
ここでは、PDFの請求書テンプレートが無料でダウンロードできる5つのサービスをご紹介します。
Wondershare社のPDF編集ソフト「PDFelement」は、さまざまなビジネス用テンプレートを提供しています。
なかでも、請求書テンプレートは、一般的なテンプレートとともに適格請求書（インボイス）に対応したテンプレートのダウンロードも可能です。
いずれもPDFでダウンロードできるので、PDF編集ソフトを使えばダウンロード後に改めて編集することもできます。
Adobe社では、必要事項を追加してダウンロードできるAdobe「請求書テンプレート」やデザインやレイアウトなどをカスタマイズしてダウンロードできるAdobe Express「請求書テンプレート」などを提供しています。
いずれもPDFでダウンロードできるので、PDF編集ソフトを使えばカスタマイズ後の編集も可能です。
Wise Payments社では、シンプルな仕様の日本語および英文のテンプレートを提供しています。
ダウンロード後に必要事項を手書きで書き込める「印刷用テンプレート」、また、PDF編集ソフト使って必要事項を入力・編集できる「編集用テンプレート」の2種類から、目的に応じたテンプレートのダウンロードが可能です。
エクシア社が運営するWebメディア「bizroute」では、適格請求書（インボイス）に対応した個人向け請求書テンプレートを提供しています。
「軽減税率」に対応した請求書や「源泉徴収」に対応した請求書テンプレートなど、細かな目的に合ったテンプレートのダウンロードが可能です。
ダウンロード後、PDF編集ソフトを使って必要事項を入力すれば、簡単に請求書ができ上がります。
Square社では、イメージに合った色にカスタマイズできる請求書テンプレートを提供しています。
ダウンロード後、PDF編集ソフトを使って必要事項を入力するだけで、簡単にプロ仕様の請求書を作成することが可能です。
さらに、請求書を顧客に無料でメール送信するサービスもあります。
PDF請求書を作成したり、編集したりする場合には、PDF編集ソフトが必要です。
ここでは、機能の豊富さとコストパフォーマンスの良さが特徴のPDF編集ソフト「PDFelement」を使ったPDF請求書の編集方法をご紹介します。
Wondershare社が提供する「PDFelement」は、PDFの作成・編集・変換・注釈の追加・電子署名・OCR・セキュリティ設定・ページの分割や結合など、PDF操作に必要な機能を網羅したPDF編集ソフトです。
さらに、AIツールを活用した翻訳・要約・校正などの機能をも備えており、日本語の請求書を基に英文の請求書を作成することもできます。
PDFエレメント11登場！AIによるシンプル化を実現するスマートなPDFソリューション
その他、次のような請求書編集に役立つ機能が搭載されています。
・「Excelとの相互変換」によりExcel内のデータをインポートして自動入力することができる
・「データ抽出機能」により請求書から必要な情報を簡単に取得することができる
・「保護機能」により編集された請求書を暗号化することができる
・「クラウド連携」により請求書をマルチプラットフォームで開くことができる
・「メールプラグイン」により簡単に請求書をメール送信することができる
このように豊富な機能を搭載していながら、すべての機能が使えるプロ版で9,980円、標準版で5,980円（それぞれ、永続ライセンス）と、主要なPDF編集ソフトに比べてとても低価格なのもPDFelementの大きな特徴といえます。
このように、PDFelementは、個人からビジネスまで、幅広いユーザーにおすすめのPDF編集ソフトです。
ここでは、PDFelementを使用して実際に請求書を編集する手順をご紹介します。
PDFelementでは、「編集」タブを開くだけで、既存のPDFを簡単に編集することができます。
1）PDFelementでPDF請求書を開きます。
2）「編集」タブを開くと、テキストや画像などの追加・削除・変更ができるようになります。
PDFelementでは、ファイルを開くとき、印刷するときや内容を変更するときにパスワードの入力を求めることで、第三者による閲覧や改ざんを防ぐことができます。
また、電子署名を追加して信頼性を高めることも可能です。
1）「保護」タブを開き、「暗号化」を選択します。
2）「暗号化」ダイアログボックスが開きます。
必要に応じて、「文書を開くパスワード」や「権限パスワード」を設定し、「保存」を選択します。
請求書には、さまざまな必要事項があります。項目に漏れが無いよう細心の注意を払うとともに、明確で読みやすいフォーマットにすることが重要です。
さらに、請求書の記載内容に誤字や計算ミスがあると大きな問題となります。
そのため、発行の際は、十分な注意と確認が不可欠です。
このような問題が発生しないようにするためにも、Excelなどと相互互換し、金額を正確に計算できるよう自動計算を活用するなど、作成段階から対策しておくと良いでしょう。
また、請求書ファイルはパスワードなどで保護のうえ、安全な方法で送付するようなどの配慮も必要です。
ここでは、請求書作成に関するよくある質問についてお答えしていきます。
Q1. 請求書に必要な項目にはどのようなものがありますか？
A1. 請求書には、「請求書番号」「発行日」「支払期限」「請求先情報」「自社の情報」「商品やサービスの詳細」「合計金額」などが必要です。また、適格請求書の場合は、「自社の登録番号」や「税率ごとに区分した価格や消費税の記載」などの記載も必要になります。
Q2. 請求書のフォーマットに決まりはありますか？
A2. 必要な情報が明確に記載されていれば、特に決められたフォーマットはありません。
Q3. 請求書に消費税などの税額を記載する必要がありますか？
A3. はい。請求書には、消費税などの税額を明示する必要があります。特に、適格請求書では税率ごとの記載が求められます。
Q4. 請求書の発行日はいつにすれば良いですか？
A4. 請求書の発行日は、商品やサービスを提供した日、または、契約に基づいた日付で発行するのが一般的です。
Q5. 請求書の保存期間はどのくらいですか？
A5. 請求書の保存期間は、個人事業主の場合は5年（消費税納税業者は7年）、法人の場合は7年（繰越控除適用は10年）と定められています。
今回は、PDF請求書の効率的な作成に有効なテンプレートとともに、よりスムーズなPDFの編集、請求書発行を実現するソフト「PDFelement」についてご紹介してきました。
請求書のような重要書類には、不正な閲覧や回覧を防ぐための対策が必要です。
さらに、電子データでのやり取りでは、送付先の環境に左右されないファイル形式であることも求められます。
これらの条件をふまえると、PDFでの請求書発行はとても有効な方法です。
ご紹介したテンプレートやPDFelementなどのツールを上手に活用して、正しい請求書が効率的に作成できる環境を整えてください。
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作成日： 2018-06-07 13:59:15 / 更新日： 2024-11-04 17:31:20
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