PDF編集ソフトで、請求書の作成から送付・管理までを簡単に行うには？

はじめに

一般の会社では請求書を発行して取引先の会社とやり取りを行っているのが普通と思います。そして、印刷した紙での運用がメインかと思います。その為、膨大な量を管理することになってしまいます。

目次：

1. 請求書とは
2. PDFelementの変換機能（エクセル→PDF作成変換）

Part 1.請求書とは

請求書には、「取引先に送る請求書」と「仕入先からもらう請求書」との2通りがあると思います。まずは、受け取った、あるいは、作成した最初の時点でこの2つに分類します。取引先に送るために作成した請求書の中では、実際に管理が必要なのは取引先に送った請求書の控え（副）ではないでしょうか。請求書の控えで重要な確認事項は、入金済みであるか、入金待ちであるかということです。そのため、入金の状況によって分別します。「未入金請求書控え」と「入金済み請求書控え」といったように分類します。

（1）. 請求書を発行したら、請求書控えを「未入金請求書控え」に保存します。また、今後の入金の確認がしやすいように、支払い期限の順にファイルするという方法もあると思います。

（2）. 支払い期限が来たものから入金の確認をし、入金が確認できたものには「入金済み」と記入します。または、印を押します。なお、加えて振込日も記入すると、後に確認する場合に便利かと思います。

（3）. 入金済みの請求書を「入金済み請求書控え」請求書の日付ごとにファイリングします。入金日ではなく、請求書の日付順にファイルすることで、取引の発生順序がわかりやすくなります。

以上が一般的な請求書のファイリング方法です。

請求書をエクセルで作成することはよくあると思います。それを元に、PDFに変換して発行する、その後複数の請求書を保存管理という場合ではないでしょうか。特に紙での保管では、様々な問題が発生してしまいます。会社を運営していれば、日々の業務で請求書を発行します。「塵も積もれば山となる」のことわざがあるように管理するのも大変な量になってしまいます。

さて、法律では、5年から7年の請求書の保管が義務付けられており、その期間の請求書の量は膨大になります。ましては、保管する場所の確保をしておかないとハチャメチャな管理ということになってしまいます。

万が一、何かのトラブルで何年前の何月何日の請求書を確認したいなんてことがあれば、見つけ出すのにも相当の労力が必要となります。そんな時にPDF編集ソフトがあれば、請求書の作成から送付・管理までを簡単に行うことが可能です。

Part 2. PDFelementの変換機能（エクセル→PDF作成変換）を簡単に紹介します

まずはWondershare社のPDFelement（PDFエレメント）HPからダウンロードして立ち上げますと、PDF変換と書かれた場所が右上に表示されています。そこにドラッグアンドドロップしてエクセルファイルなどをPDFに変換します。レイアウトや書式を崩さずに、実行できます。

PDFファイルへ作成可能な形式としては：

Office：Word(.docx /.doc)、Excel(.xlsx /.xls)、PowerPoint(.pptx /.ppt)

画像：JPG、PNG、TIFF、BMG、GIF

他形式：テキスト、HTML、RTF、スキャナー/スマホから作成変換が可能です。

お使いの殆どのファイルがPDFに作成可能です。さらに変換/作成中の自動OCRや、効率的な一括変換/作成にも対応しています。

逆にPDFから変換可能な形式としては：

Office：Word(.docx /.doc)、Excel(.xlsx /.xls)、PowerPoint(.pptx /.ppt)

画像：JPG、PNG、TIFF、BMG、GIF

他形式：EPUB、RTF、TEXT、HTML、HWP、HWPX、PDF/Aなどに対応しています。

その意味ではオフィスでのペーパレス化を推し進めている企業も少なくは無いと思います。紙書類の代わりに社内でPDF書類に変換して活用することは間違いないと思います。同時にPDF書類の承認や捺印が必要の場合は、PDFelement（PDFエレメント）で簡単に文字や印鑑を作成とスタンプの挿入(押印)ができます。　

PDFelement（PDFエレメント）をダウンロードしたいときにパソコンのOSがWindowsでもMacであろうとも、どちらでも対応していますのでご心配は無用です。無料版からソフトをご利用できますので、使い易さなど体験してから購入してみてはどうでしょうか。