テンプレートでPDF指示書を作成

指示書をテンプレートを使ってから作成するときにワード・PDF・エクセルのどれがいいのか

指示書と言えば、基本的には社内報のようなもので、社内の仕事の伝達や、作業指示などを書いてから関係者へ配布するものです。 そこで、指示書のテンプレートがあれば、具体的な内容を書いていくだけで簡単に作成していくことが出来ます。 そんな指示書ですが、テンプレートで枠だけでも作成済みのものがあれば、作成時間も少なくなってから助かります。 時間短縮が出来るのがテンプレートを使う意味がありますし、作成すべき項目がしっかりと含まれていて、一から指示書を書くことを考えると、どれだけ楽になるかということがわかります。

そこでテンプレートとして使うには、ワード・エクセル・PDFなど幾つかの種類がありますが、その中でどのタイプのテンプレートを使うかでも作業時間が変わってきます。 指示書を作成後に紙ベースで連絡をするにしても、電子書類としてまわすにしても、PDFを使ってから編集をする方が、時間的なロスも少なくてPDFファイルで管理をすることが出来ます。 ワードやエクセルを使った場合は、電子書類としてまわす場合は、修正が出来ないPDF形式へ変換をしてから行うことになります。 そう考えると、ワードやエクセルで作成した指示書を管理しながらPDF変換を行ってからまわすことになります。

状況によっては、PDFの内容とワードやエクセルの情報では若干違ってくるときがあります。 バージョンが一致しないときが出たときにトラブルになったり、印刷をするときも、PDF変換を行うと、線が切れたり、レイアウトがずれたりする場合があります。 そう考えるとPDFで直接作成することで、ずれなどはまったく考える必要がありませんし、一元管理できてバージョンの違いが起こることもありません。 管理もしやすくて、印刷時にも手間がかからないPDFファイルでの指示書の作成をおすすめします。