指示書の書き方・テンプレート・作成ツールを解説

業務の効率化や品質を維持するためには、依頼者と受託者の間に認識の齟齬があってはいけません。

そこで有効なのが、業務の具体的な内容や手順などを記載した「指示書」です。

指示書で業務内容を明確にしておくことで、業務の効率化、安全性や品質の確保することができます。

今回は、そもそも「指示書とはどんなものか？」その詳細を解説するとともに、指示書の書き方やおすすめツールについてもご紹介していきます。

指示書とは？なぜ必要なのか？

指示書とは、従業員や発注先などに対して、業務や作業の具体的な指示内容や手順を記載し、指示する文書のことです。

指示書があることにより、内容、順序、方法、注意点などを正確に伝えられるため、従業員や発注先は指示どおりに作業を進めることができます。

そのため、業務の効率化や品質を維持するためにも、業務や作業を依頼する際には指示書の発行が必要です。

実際に、指示書は、作業の効率化、安全性の確保、品質の向上を目的として、製造業や建設業、サービス業などさまざまな分野で活用されています。

指示書の基本構成

指示書に共通の書式はありません。

以下のように、一般的な文書と同じような構成で、必要な事項を正確に、わかりやすく記載します。

▲指示書の基本構成

なお、指示書の基本項目は次の表のとおりです。

また、必要に応じて、以下のような項目を追加し、伝えるべき事項を明確にします。

無料の指示書テンプレートサイト3選

（1）SmartSheet

SmartSheetでは、すぐに使用できる無料の作業指示書テンプレートをMicrosoft Excel、Microsoft Word形式でダウンロードすることができます。

プロジェクトの作業指示書から、建設・製造・組み立て・安全など、さまざまなジャンルの作業指示書が提供されています。

（2）bizocean 書式テンプレ

bizocean 書式テンプレでは、ビジネステンプレートから、図形やグラフ、はがきやカード、画像など、さまざまな無料テンプレートをMicrosoft ExcelやMicrosoft Word形式でダウンロードすることができます。

ビジネステンプレートでは、作用指示書から、出張や出向命令、社用車の管理や経費削減の指示書まで、ビジネスに関する幅広い指示書テンプレートが提供されています。

（3）無料のビジネス書式テンプレート

無料のビジネス書式テンプレートでは、外注先や社内向けの無料の指示書テンプレートをMicrosoft Word形式でダウンロードすることができます。

その他、さまざまなジャンルのビジネステンプレートがMicrosoft Wordだけでなく、ExcelやPowerPoint書式で提供されています。

指示書作成におすすめのツール【PDFelement】

指示書は、ファイルで共有することが多く、PDF形式で作成できるととても便利です。
ここでは、指示書作成におすすめのPDF編集ツール「PDFelement」の概要とPDFelementを使った指示書作成のメリットについてご紹介します。

　・PDFelementとは

PDFelementとは、Wondershare社が提供するPDF編集ソフトです。

PDFelementを使用することで、PDFの編集だけでなく、他のファイル形式への変換やファイルの共有、電子署名の利用なども可能になります。
また、インターフェースや操作性もシンプルで、コストパフォーマンスに優れたツールです。

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　・PDFelementを使った指示書作成のメリット

PDFelementは、PDFの編集に関する豊富な機能を搭載したツールです。

指示書を作成できるのはもちろんのこと、作成後の指示書を暗号化して保護したり、メールサービスと連携して複数のメンバーや社外の依頼先に共有したりすることもできます。

なお、PDFelementには、主に次のような機能が搭載されています。

PDFelementがあれば、作成した指示書に注釈やコメントを追加することで指示内容の確認やフィードバックを容易にしたり、指示書に署名を追加することで文書の認証や承認を行ったりすることが可能です。

このように、PDFelementには、指示書作成に必要な機能が網羅されています。

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指示書作成に関するよくある質問

ここでは、指示書作成に関するよくある質問についてお答えします。

Q1. 指示書とは何ですか？
A1. 指示書とは、従業員や発注先などに対して、業務や作業の具体的な指示内容や手順を記載し、指示する文書のことです。

Q2. 指示書にはどのような項目を含めるべきですか？
A2. タイトル、宛先、発信者、発行日といった一般文書と同じ基本的な項目とともに、作業内容や注意事項、必要に応じて、作業手順、作業場所、品質基準などを記載します。

Q3. どのような形式で指示書を作成するのが良いですか？
A3. 指示書は、配布後の改ざん防止や署名の付与が可能なPDF形式で作成することをおすすめします。

Q4. 指示書の作成に便利なツールはありますか？
A4. PDFelementは、PDF形式の作成や編集、注釈、電子署名の付与が可能で、作成した指示書の管理や共有にも適したツールです。

Q5. 指示書作成の際の注意点は何ですか？
A5. 指示書は、誰が見ても分かるように具体的で簡潔に記載することが重要です。特に、安全に関する指示や品質基準については、明確に記載し、誤解のない表現で記載する必要があります。

まとめ

今回は、分かりやすい指示書の作成方法とおすすめツールを紹介してきました。

指示書は、正しく業務や作業を進めるために必要な事項を記載するものです。そのため、内容を正確かつ明確に記載し、誤解のない表現で記載することが求められます。

なかには、作業に必要な書類を添付したり、契約を伴う文書として作成したりする指示書もあるため、PDFelementのような文書の作成や編集、必要な機能が網羅されたツールを導入してください。

指示書は、ご紹介したテンプレートなどをうまく利用し、効率的かつ正確に作成しましょう。

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作成日： 2018-01-10 15:52:14 / 更新日： 2024-10-16 16:50:47

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