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購買・調達で作成する書類の作成管理する方法

購買・調達の作業と必要なもの
購買・調達業務で必要になる書類
作成する書類はどのようにして作成管理するといいのか

購買・調達の作業と必要なもの

購買・調達業務は世間ではバイヤーと呼ばれている業務です。バイヤーがやるべき業務といえば、いたって単純で、安くてよいものを仕入れてくるということです。この一言に尽きます。これ以上でも以下でもないのが購買・調達部門でやらなければいけないことです。社内で打ち合わせしてから必要となり商品や製品を、できるだけ安く仕入れるようにすることが重要で、この業務をスムーズに行うためには社内や外部とのやり取りで必要な書類のやり取りも出てきます。

社内からしたら、安くて品質の良いものを仕入れることが当たり前のようになっていて、出来て当たり前というところがあります。ただ、購買・調達では、少しでも良い商品を安く仕入れるためにいろいろな苦労があります。少しでも安くてよい商品を仕入れるためには、できるだけ無駄な作業をしないようにすることが必要になります。社内の意見を吸い上げるところからはじめなければいけません。鞘にえうまく話がまとまらなければ、いくら購買・調達などでいくら良い商品を仕入れたからといって、社内で不必要な商品などを仕入れても意味がありません。購買・調達部門では、社内の他部門とのまとめ役で、どれだけ社内の考えをまとめていけるかで変わってきます。

購買・調達業務で必要になる書類

そこで、お互いの部門間での書類のやり取りが重要になってきます。あくまでも社内でやりとるする書類になるので、自由なフォーマットを作成することが出来ます。外部とのやり取りで必要なのが、注文書や発注書などを作成して商品を仕入れるための書類を作成しなければいけません。外部への提出する書類に関しては、一旦作成した書類はそのままPDFで保存しておくことが多々あります。外部に提出書類になると、一度提出した書類に関してはその後変更することがあってはいけません。誰かによって改ざんされてしまってもいけません。

そこで、考えられるのが、作成する書類に関しては事前にフォーマットに関して雛形を作ってから、その都度必要な記述事項だけを入力しなければいけません。注文書や発注書などを作成するときにワードやエクセルを使ってもいいのですが、作成後に保存したり社内の他部門へ配布したりするときに便利なのがPDFファイルで作成したほうが、電子書類で他部門へ配布しても内容を触られる心配もありませんし、保存しておくのにもパスワード設定してから、必要な人にしか参照することすら出来ないようになります。

購買・調達で作成する書類はどのようにして作成管理するといいのか

このように一番管理しやすい書類を作成するには、PDF編集を行ってから、PDFファイルとしてそのまま保管することが出来れば便利ですし安全です。PDF編集ソフトはいろいろとありますが、その中でもPDFelementを使ってから各種書類のテンプレートをまずは作成していきます。

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テンプレートは最初に作成してしまえば、後はそれを使いまわしていけばいいだけで、その後の作成は取引の内容に合わせた編集を行っていくことになります。取引先との書類を作成した後は、PDFelementの保護機能を使ってから、保存するときにパスワード設定や権限の設定をすることが出来ます。それも、マウスの操作を基本とした簡単な操作をするだけで設定することが出来ます。中には、重要な書類も含まれる場合は、管理者パスワードを設定して、管理者しか開けないようにすることも出来ます。段階にあわせたセキュリティ管理が出来るのもPDFelementの良いところです。