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既存のPDF文書をテンプレートとして引用する方法

既存のPDF文書をテンプレートとして引用する方法

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効率的に文書作成をするには


文章をいろいろと作成をしていて、無駄な作業を行っていて、文章作成に時間がかかってしまうことがありませんか。実際に、同じような文章を作成していて同じことを何度も繰り返し作成したりフォーマットを作りこんだりしていると人にはおすすめの効率的な作成方法があります。同じものを何度も1から書いていると、無駄な作業が発生します。
文章作成ソフトのメリットを最大限に生かすには、手を抜ける部分は手を縫いってから、しっかりと重要な文章だけに専念できるようにすれば、時間の効率かも図ることが出来ます。では、実際に文章を作るときに、最初のページには表紙や目次をつけたりする場合は、基本的に、どの文章でも同じような形式になるはずです。その、同じような作成を1回で終わらせてから、残りの文章にはコピーしてから必要な箇所だけを編集すれば言いだけなので、汎用部分の作成は出来るだけ1回で終わらせるようにします。そうするだけで、文章作成の時間の短縮につながります。

既存の文章を見てから、次に作る文章でどの部分が同じような作りになるかを最初考える必要があります。使える部分を洗い出す作業は重要です。今後何本もの文章を作成していく上で、同じ文面の部分のところなども出てくるので、その点をしっかりと把握することは、今後の作業に大きく影響します。作業の効率化を行ううえで、無駄な作業を減らすということは非常に重要で、少しでも効率化を図りたいのであれば、既存の文章だけではなく、すでに無料でダウンロードできるWEB上で公開されている文章フォーマットを使うことは、有効的な作業効率を上げる方法の1つです。出来るだけいろいろなテンプレートを探してから、再利用できるものをピックアップすることも重要な文章作成の作業でもあります。


既存の文章をテンプレートとして使う


このように、既存のテンプレートを確認してから、たとえば、先頭の表紙の部分は、すべての文章で同じものにするのであれば、ヘッダーだけの文章を作成しておいて、コピーしてから、文章を書き始めることが出来ます。
ヘッダー部分では、最低限の作成日や作成者などを変更することで再利用が可能です。文章の最後のページなどに自社の会社名や住所にアピール文章を書く場合、どの文章でも書くことが多々あります。このような場合は、ヘッダー部分と同じように事前に文章の最後のページとして作成をしておくことで、再利用できます。このように部分的な文章やページを再利用できる部分というのは文章を作成していて、いくつもあります。 まずは、再利用できそうなページや文章を見つけ出してから、雛形として用意しておくことは重要です。そうすることで、多くの文章を作成するときに、同じことを何度も書く必要がなくなります。


既存の文章をテンプレートとして使える文章形式やメリット


それでは、文章作成を行ううえで、究極のテンプレートと言えば、仕事の時には必ず使うのが、FAXの表紙があります。FAXの表紙などはほとんどのフォーマットが同じで、変えるところと言えば、送付先の名前や住所などだけを変えればあとはテンプレート化しておけば、何回でも使うことが出来ます。他にも見積書や請求書など、会社ごとにフォーマットを変える必要がないフォーマットには同じものを利用することが出来ます。再利用できる書類のフォーマットは他にもいろいろとありますので、その書類ごとにフォーマットを作成しておくだけで、作業効率は上がりますし、他の作業に時間を割くことが出来ます。書類ごとのフォーマットを作成しておくことは重要なことで、会社で使う場合などは、全部署で同じフォーマットを利用することが出来ます。そのメリットは計り知れません。

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編集者 カテゴリ: 活用Tips
作成日: May 08,2018 9:48 am / 更新日: May 14,2018 9:50 am

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