履歴書をスマホで送ることができると、とても便利です。
自宅以外の場所で準備・送信できるなど、急な対応も可能になり、就職・転職活動が効率的に行えます。
今回は、スマホで履歴書を送る前に知っておくべきこと、確認すべきことを中心に、スマホで履歴書を送る方法や注意点などについて解説していきます。
履歴書を送る方法として、紙面を印刷して郵送する以外に、データで先方に送信するよう指示される場合があります。その際、身近なスマホを使うと簡単です。
履歴書をデータで送信する方法には、次の3つがあります。
郵送以外の方法で履歴書を送る場合の最も一般的な方法が、「メールでの送信」です。
メールアプリを使い、履歴書を添付して応募先のメールアドレスに送信します。
ファイル容量やセキュリティ面をふまえ、ファイルを圧縮したり、暗号化したりするなどの配慮が必要です。
Google DriveやiCloudなどのクラウドストレージに履歴書をアップロードし、メールなどでその「リンクを送信」する方法です。
その他、「ファイル共有サービス」などを利用することもできます。
ファイルサイズに制限がなく、大きな履歴書ファイルでも問題なく送信できますが、閲覧可能な範囲を制限するなどのセキュリティ設定が必要です。
求人サイトや企業などが提供する「応募フォーム」にスマホでアクセスし、履歴書ファイルを直接アップロードして送信する方法です。
履歴書はあらかじめ指定されたファイル形式で保存し、指示に従って操作して送信します。
送信する前に確認しておくべきことが分かっていると、不備や誤送信を防ぐことができ、スムーズな応募が可能になります。
なお、スマホで履歴書を送信する前に確認しておくべきポイントは、次のとおりです。
履歴書内に誤字や脱字がないか、細かい部分も含めて再度確認しましょう。
送信する履歴書データが、企業が指定するファイル形式（PDF, Wordなど）になっているかどうかを確認しましょう。
また、ファイルサイズを確認し、必要に応じてファイルを圧縮するか、分割するかなどの対応をとります。
送信ボタンを押す前に、履歴書が正しく添付されているか、必要な書類がすべて添付されているかなどをもう一度確認しましょう。
メールの件名には「履歴書応募」といった分かりやすいタイトルが付いているか、本文には挨拶と履歴書送付の旨を記載されているかを確認します。
さらに、送信先のメールアドレスが正しいかどうか十分に確認します。
メールで履歴書を送るようにいわれたものの、「それ以外の指示が全くない！」という場合もあると思います。
その場合は、「一般常識」とされる送り方を選択するのがベストでしょう。
ここでは、メールで履歴書を送る際の注意点として、「添付ファイルの形式とサイズ」や「メール本文の書き方」について解説します。
企業から添付する履歴書等のファイルの形式やサイズの制限などが指定されている場合は、指定に従ったファイルを作成します。
もしも、指定がない場合、ファイル形式は「PDF」を選択することをおすすめします。
PDFは、どの端末やアプリで開いてもレイアウトが崩れにくく、履歴書の内容が正確に伝わりやすい形式です。
さらに、比較的小さなサイズに収められるうえ、パスワードをかけることもできます。
それに対し、WordやExcelなどは、専用のアプリが必要なうえ、簡単に編集でき、履歴書の内容に変更を加えやすいというデメリットがあります。
メールで送信する場合の履歴書ファイルは、1MB以下に収めるのが理想的です。
多くのメールサービスでは送信可能なファイルサイズに制限を設けていますが、一般的に、1回に送信するファイルのサイズを1MB以下に抑えることで、制限される可能性が低くなり、企業に迷惑をかけずに送信することができます。
なお、万が一、ファイルサイズが大きくなってしまうような場合は、圧縮ツールを使ってファイルを圧縮し、サイズを小さくして送りましょう。
履歴書を添付するメールの本文は、最初に見せるあなたの言葉でもあります。そのため、丁寧、かつ、簡潔な文章にすることが重要です。
ここでは、履歴書を添付するメールの一例を挙げてみましょう。
①宛先：企業が指定する履歴書送信先のアドレスを正確に入力
②件名：メールの主旨と添付資料の内容が確認できる件名を入力
③本文：何を見て応募したか、何を添付したか、どうして欲しいのかを丁寧かつ簡潔に記載
④署名：自分の氏名、連絡先（住所・電話番号・メールアドレス）を記載
特にメールで履歴書を送る場合は、ファイルのサイズや安全性を考慮し、履歴書のファイル形式は「PDF」にすることをおすすめします。
PDFelementのようなPDF編集ソフトがあれば、WordやExcelで作成した履歴書をPDFに変換したり、パスワードを設定したりするなど、PDF編集に必要な操作が1度で行えます。
PDFelementで直接Word形式の履歴書を開けば、そのまま編集することができ、PDFで保存することも可能です。
1）PDFelementを開き、「PDFの作成」から「ファイルから作成」を選択します。
2）「開く」ダイアログボックスが開きます。Wordの履歴書ファイルを選択し、「開く」をクリックします。
3）Wordの履歴書がPDFに変換されて開きます。
ここでは、スマホで履歴書を送る際によくある質問についてお答えしていきます。
Q1. スマホで履歴書を送るにはどのアプリを使えば良いですか？
A1. 履歴書を送るには、通常はメールアプリ（GmailやYahooメールなど）を使います。
Q2. 履歴書を送る際にファイルが大きすぎる場合、どうすればいいですか？
A2. PDFelemntのようなPDF編集ソフト（アプリ）やオンラインのPDF圧縮ツールを使って、履歴書のPDFファイルを小さくすることができます。ファイルサイズは、1MB以下になるようにしましょう。
Q3. 履歴書を送信した後に確認の連絡はするべきですか？
A3. 送付後1～2日以内に返信がなかった場合には、「履歴書を送信しましたが、お受け取りいただけましたか？」といったフォローアップメールを送るとよいでしょう。
Q4. スマホで履歴書を送る場合、Wi-Fiかデータ通信のどちらを使うべきですか？
A4. 可能な限り、Wi-Fi環境で送信しましょう。特にファイルが大きい場合は、安定して送信できるWi-Fiを利用するのがおすすめです。
Q5. 履歴書のファイル名はどうしたらよいですか？
A5. 企業には、多くの応募者からの履歴書が送付されます。そのため、自分の履歴書と分かるよう「鈴木花子_履歴書.png」のように、ファイル名に氏名を含めるようにしましょう。
今回は、スマホで履歴書を送る際の方法や注意点についてご紹介してきました。
スマホで履歴書を送ることができれば、とても便利で効率的である反面、小さな画面の中での作業になるため、誤字や添付ファイルの誤りといった不備が発生しやすいというデメリットもあります。
また、重要なデータを送るため、セキュリティ面にも細心の注意が必要です。
宛先を間違えないなどの人的リスクはもちろんのこと、ファイルそのものも改編できないファイル形式にする、パスワードを設定する、圧縮してファイルサイズを小さくするなどの対策も重要といえるでしょう。
たとえば、PDFelemntのようなPDF編集ソフトがあれば、これらの操作も簡単です。是非、これらのツールを活用しながら、就職・転職活動をスムーズに進めましょう。
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作成日： 2024-11-18 14:11:58 / 更新日： 2024-11-18 15:21:58
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