はじめに
就職活動には履歴書が付き物で、履歴書次第で合否が左右される場合もあるようです。そこで以下では履歴書作成の参考になるように、履歴書の書き方や無料の履歴書テンプレート、その履歴書の送り状の書き方などを説明します。さらに、近年話題のChatGPTを使えるオールインワンPDF編集ソフトPDFelementと、それを使った履歴書の書き方なども紹介します。
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目次
1.ChatGPTとは何か？
ChatGPTとは、OpenAI社が開発した、自然な回答を生成するチャットボット（チャットロボット）のことです。
その最大の特徴は、会話形式でやり取りできることで、しかも単に質問に答えるだけではなく、質問の前提に含まれる誤りを指摘したり、適切ではない質問自体の回答を拒否したりといった、より自然な問答が可能になっています。
これを受けて、この機能を取り入れたソフトも出てきています。
2.ChatGPTを使った履歴書作成の方法
2.1 履歴書の構成
履歴書にはJIS規格があり、主な項目は「現住所」、「連絡先」、「学歴・職歴」、「資格・免許」、「志望動機・特技・好きな学科」、「通勤時間・配偶者・扶養家族」、「備考」となっています。
これらを記入できる用紙は書店や100円ショップで販売されていますし、ネットで検索すればExcelやWord、PDFのテンプレートをダウンロードすることもできます。Wondershare社では、以下のJIS規格、学生向け、転職用の３種類のPDFテンプレートを公開しているので、無料で活用することができます。
【JIS規格】
【学生向け】
【転職用】
2.2 履歴書作成の手順
履歴書の作成手順は以下となります。
①手書き記入するか、PCで作成するかを決める
・応募先企業の指定が無い場合はどちらを選んでも問題ありませんが、書き直しの手間を考えるとPCでの作成をお勧めします。
②用紙のフォーマットを決める
・3.1 で紹介したWondershare社のフォーマットなども参考に、自分に合ったフォーマットを選びましょう。
・Excel、Word、PDFのどのフォーマットを使うのかも決める必要があります。
③各項目を記入する
・フォーマットがPDFの場合には、PDFelementのようなPDF編集ソフトを使えば記入することができます。
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④履歴書を送付、持参する
・メールで添付する場合は履歴書をPDFに変換し、パスワードを設定して、パスワードは別メールで送付します。
・郵送する場合には封筒は白色とし、封筒には左下に「履歴書在中」と書きます。また送り状を添付します。
・送り状には、「日付」「宛名」「自分の連絡先・氏名」「前文」「応募の経緯」「志望動機・自己PR」「面接の申し込み」「結語」「同封書類の一覧」を書きます。
・面接に持参する場合には、書類は折れ曲がらないようクリアファイルに挟み、白色の封筒に入れて持参します。面接担当者から提出を求められた際には、封筒から取り出し、相手が読みやすい向きにして渡します。
2.3 PDFelementのChatGPT機能について
オールインワンPDF編集ソフトPDFelementのWindows版Ver.9.42以降に、ChatGPT を利用した AI 読み取りアシスタントが搭載され、PDF の読み取りと編集のワークフローに必要な支援が提供されるようになりました。
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PDFelement で PDF ドキュメントを開き、メイン インターフェイスの左隅にあるロボット アイコンをクリックして、AIアシスタントを開始します。そして質問を入力して送信すれば、説明と回答を得ることができます。
AI アシスタントが提供する回答を右クリックしてテキストを選択し。閲覧中または編集中の PDF ドキュメントにコピーし、PDFを編集できます。
2.4 PDFelementのChatGPT機能を使って履歴書を書こう
では、PDFelementで3.1のテンプレートを開き、ChatGPT機能を使って履歴書を効率的に作成してみましょう。
(1) 履歴書の作成テクニック
まず、ざっくり、「履歴書の作成テクニック」を質問したところ、以下の項目と細かい説明が得られました。
1. 目的を明確にする
2. レイアウトを工夫する
3. 職務経歴を詳細に記載する
4. スキルや資格をアピールする
5. 誤字や脱字に注意する
(2)各項目の書き方
次に項目別に聞いてみます。
①趣味・特技
「趣味・特技はどう書けばいいのか」質問したところ以下のような回答が得られました。「趣味・特技が仕事にどのように役立つかを考えて記述すると、よりアピールしやすくなります」という助言も得られました。
②メールアドレス
あまりメールアドレスを知られたくないので、「履歴書にメールアドレスを書くべきか」尋ねたところ、以下のように、「履歴書にメールアドレスを書くことは一般的なこと」、「ただし、メールアドレスを書く際には、プライバシーに配慮し、個人情報保護に十分注意することが重要」との回答でした。
③健康状態
次に「健康状態欄」について、「通院中だが履歴書にどう書けばいいのか」質問したところ、「通院中であることは、履歴書に必ずしも書く必要はありませんが、健康状態が仕事に影響を与える可能性がある場合は、面接時に正直に伝えることが望ましいです。」ということ、さらに書く場合の書き方の参考例、及び「、個人情報保護の観点からも慎重に扱う必要があります。必要以上に詳細な情報を書かないように注意しましょう。」という助言も示されました。
④志望の動機
最後に「志望動機の書き方と注意事項」について質問しました。
・企業の特徴や事業内容について調べ、自分がその企業で働くことに興味を持った理由を具体的に書く。
・自分のスキルや経験を活かせると思った点や、自分が成長できると思った点を書く。
・自分がその企業で働くことで、どのような貢献ができるかをアピールする。
というように具体的な書き方に加え、注意事項として以下も示されました。
・志望動機は、企業に対してのリサーチが不十分だと感じられると、印象が悪くなることがあるため、事前に企業の情報をしっかりと調べることが大切です。
・志望動機は、自分自身の経歴やスキルと企業の特徴や事業内容を結びつけて書くことが望ましいです。
・志望動機は、自分自身のアピールポイントを伝えることができるため、自己PRとしても重要な項目です。ただし、自分自身を過剰にアピールすることは避けましょう。
・志望動機は、企業に対する興味や関心を伝えることができるため、面接での質問のヒントにもなります。
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４．ChatGPTを使った履歴書作成のメリット＆デメリット、注意事項
以上示したように、履歴書作成にChatGPTを使うと、履歴書を作成しながら各種の情報やサゼションを得ることができ、作業を非常にスムースに進めることができることがおわかりいただけたかと思います。優秀な助手が近くに居る感じですね。
ただし、注意しなければいけない事項を以下に示します。
・「AIアシスタント」のウィンドウにも表示されていますが、「情報は参考程度」であって、あくまで決めるのはご自身である
・「AIアシスタント」を使えるのは１日50件までで、質問の最大長さは200文字まで
・「AIアシスタント」は質問に答えるだけで、開いているPDF文書を読み込んではいないので、それも踏まえて質問はできるだけ具体的に記述する
まとめ
ChatGPTとは何か、ChatGPTを使った履歴書作成の方法、ChatGPTを使った履歴書作成のメリット＆デメリット、注意事項等について説明しました。
履歴書作成に当たり、PDFelementのテンプレートを使用し、さらに新しく搭載された革新的な「AIアシスタント」機能を活用することで、就職活動を強化しましょう！
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