はじめに
インターネットが普及して以降、ビジネスの在り方は大きく変化しました。現在ではオフィスで使われる書類のほとんどがペーパーレスになる時代。おそらくこの記事にアクセスされた方のほとんどは、紙文書の電子化を検討していることと思います。
そんな電子化文書の主なメリットは次のとおり。
- ①：「資料を自由に拡大できること」
- ②：「クラウドに保管しておけばいつでもどこでもチェックできること」
これらのメリットを知ってしまうと、もはや紙文書にはデメリットしかないと思われることでしょう。しかし、紙文書にも次のようなメリットはあります。
- ①：「デジタルでは難しい成果物を生み出せる」
- ②：「一覧性をもっている」
とはいえ、紙文書は数が膨大になるとオフィスのスペースをあっという間に埋めてしまいます。そうなると書類の整理はもちろん、保管するスペースの確保、必要書類の検索がきわめて困難です。
しかし、これらの紙文書をすべて電子化すれば事務作業を効率化させることが可能。そこでこの記事では「紙文書」と「電子化文書」それぞれのメリットとデメリットについて詳しく解説します。
それぞれの特性をインプットすれば、適切な方法と未来を見出すことができるはずです。ぜひ業務改善のヒントとしてお役立てください。
１．紙文書の特徴とメリット・デメリット
ここでは紙文書の特徴とメリット・デメリットについて解説していきます。
紙文書の特徴
紙文書はその名のとおり、紙に印刷された文書のことを指します。文書の在り方としてはもっともポピュラーなので、現在もあらゆる方面で紙文書が使用されています。
そんな紙文書の特徴は次のとおりです。
①：電子化文書にくらべてテキストの修正がしやすい
電子化文書は作業効率を高めてくれるメリットがありますが、紙文書は考えごとを深めたいシーンに向いています。たとえば、「推敲」や「校正」などのテキストの修正を行う場合は電子化文書よりも最適。誤字脱字が気づきにくいデジタルとは異なり、紙文書はテキストの問題をチェックしやすくなります。
②：TODOリストを作成するとき
紙文書はTODOリストなどの書き出しメモの作成に最適。サクッと書き出して不要になったら捨てるという行為ができるので、電子文書よりも手間がかかりません。
紙文書のメリット
紙文書のメリットは次のとおりです。
- 電子化では困難な成果物を生み出せる
紙文書は思いつくままに手を動かしてテキストと描画を書き込むことができます。こういったフィジカルな作業こそが、紙文書最大のメリットと言っていいでしょう。
- 一覧性があり、並び替えがしやすい
紙文書は全体を俯瞰して見渡せるので、探しているデータの記載場所をスピーディーに見つけることができます。また、アナログならではの付箋やカードをつけることで、目的のデータを素早くチェックできます。
- 入力に時間がかからない
紙文書はメモを作成する際に最適。ガジェットでメモを作成していると必要以上に時間がかかる場合がありますが、紙文書なら書き出すだけなので時間も手間もかかりません。
- 情報を探しやすい
紙文書は性質上、印刷すればレイアウトの変更ができません。よって記憶が曖昧だったとしても記載された情報を探しやすいというメリットがあります。
デメリット
紙文書のデメリットは次のとおりです。
- 維持するためにはコストが必要
紙文書はデータとは異なり物質なので、数が増えれば増えるほど保管が困難になります。特に保管場所はもちろん、管理を徹底しなければならないので相応の維持コストが必要です。
- 書類管理が難しい
紙文書の多くはデータの説明書きなどが付与されていないため、目的の文書を探すにはわざわざ目視で確認しなければなりません。よって量が多くなるほど書類管理が難しくなります。
２．電子化文書の特徴とメリット・デメリット
電子化文書の特徴とメリット・デメリットについて詳しく解説します。
電子化文書の特徴
電子化文書はデジタル化（PDF化）された文書のことを言います。特徴としては次のとおりです。
①：文書の共有が簡単
電子化文書はクラウドなどに保管しておくことで、メンバーの誰もがいつでもどこでもアクセスして確認することができます。さらに専用ソフトなどを使用してメンバーが文書を編集できるようにすると、文書の精度を高められると共に最新の情報に保つことが可能です。
②：似たようなプロジェクトが多いときに有効
たとえば定期的に開催しているイベント業務など、似かよっている仕事が繰り返し発生する場合は電子化文書が効力を発揮します。電子化文書はテンプレートをもとに作成できるので、紙文書のようにイチから作るという手間が発生しません。どこまでも効率的な書類作成を実現できます。
③：書類が大量でも管理が簡単
電子化文書はたとえ書類の数が膨大だったとしても、物理的な保管場所を必要としません。おまけにメタ情報を付与できるため、目的の文書をキーワード検索するだけで見つけることができます。
電子化文書のメリット
電子化文書のメリットは次のとおりです。
- 文書をシェアしやすくなる
電子化文書は社内またはチームメンバー内での共有が容易になります。文書をクラウドサービスにアップロードすれば、どれだけ離れた場所にいようとも確実にシェアすることが可能です。さらに文書は専用ソフトを使用することで、いつでも簡単に編集できます。
- プロジェクト全体を保存できる
電子化文書は画像をはじめ、音声、動画などのプロジェクトに関連するデータをすべて挿入できます。紙文書はテキストと画像のみのレイアウトが限界ですが、電子化文書はありとあらゆるデータを組み込むことが可能です。
- 保管場所を気にする必要がない
電子化文書は物理的な保管場所を必要としません。書類がどれだけ増えようとも、置き場所に困ることはありません。気にすべきは保存するストレージの容量のみです。
- 検索しやすい
電子化文書はデジタルなのでキーワード検索が可能になります。また「作成日」や「作成者」などのメタ情報を付与できるので、日付から検索するなど文書の特定が容易です。
電子化文書のデメリット
電子化文書のデメリットは次のとおりです。
- バックアップは絶対に必要
電子化文書は良くも悪くもデータです。つまり、何らかのトラブルによって保管先のハードディスクが故障した場合、文書が消滅する可能性が高まります。こういった問題を予防するには、定期的なバックアップが必要です。
- データを改ざんされるリスクが高まる
電子化文書は紙文書のように筆跡を辿ることができません。テキストはあくまでフォントを使用するので、改ざんされる可能性が高まります。このような問題を回避するためには、いつ誰がデータにアクセスしたのかを追跡・管理できるシステムが必要です。
- 書類を検索しやすくする作業が必要
電子化文書は紙文書にくらべると検索が容易です。しかし、書類を検索しやすいよう設定しておかないと、紙文書と同様に目視が必要な状態になります。キーワード検索にヒットするよう工夫しておくことが大切です。
３．紙文書と電子化文書ならどちらにすべきなの？
紙文書と電子化文書はそれぞれメリット・デメリットを持っています。だからこそ、環境にふさわしいスタイルを選びたいものです。
では、紙文書と電子化文書の2択を突き付けられた時、どちらにすべきなのか。
ここではその答えやヒントについてまとめました。
3.1 紙文書と電子化文書を併用するやり方
紙文書と電子化文書に悩まれている方は、両者の併用を検討してもいいと思います。特に以下のようなシーンでは、併用したほうが作業効率を高めることが可能です。
①：文書の元データを残さなければならない場合
たとえば、顧客情報が記載されている書類を残さなければならない場合、原本となる紙文書は捨てずに保管すべきです。その原本がより重要なものなら、スキャンして電子化文書として残しておく必要もあるでしょう。重要な書類はそれぞれ確実に保管しておかないと、後でエラーが発生したときに対処できなくなります。
②：書類を長期間保管しなければならない場合
書類を長期間保管しなければならない場合は、紙文書だけでなく電子化文書としても保管すべきです。この時のポイントとしては、署名がある紙文書の原本は書庫に、電子化した文書は各メンバーがいつでも確認できるようクラウド上に保管しましょう。そうすることで、各自が目的の情報を把握できるようになります。
紙文書と電子化文書を併用する場合は、紙文書（原本）を厳重に管理します。そして、電子化した文書は各自がアクセスしやすくするようシステムを組めばOKです。
3.2 紙文書にするか電子化文書にするかは場合による
紙文書と電子化文書の2択は、次のシーンに注目すると答えが明確になります。
①：紙文書の管理が困難になっている
現に紙文書の管理が困難になっている場合は、各文書を電子化したほうがメリットを得られます。なにより電子化によって保管場所も管理も不要になるので、オフィスがもつストレスを一気に解消できるでしょう。
②：各文書を簡単に見つけられるようにしたい
紙文書は中身を確認しないと目的の書類を見つけられません。しかし、電子化文書はメタ情報を付与しておくことで、目的の書類をキーワード検索から簡単に見つけ出すことができます。書類の検索をスマートにしたい場合は、紙文書の電子化を検討すべきでしょう。
③：経営層からペーパーレス化を認められない場合
文書の電子化を願っても、経営層がOKを出さないかぎりはペーパーレス化を実行できません。提案しても不可能だった場合は、紙文書をメインとする保管方法を見出しましょう。
3.3 電子化文書はトレンド
昨今は大手企業のほとんどがペーパーレス化を取り入れています。つまり、それは電子化文書がトレンドになっている証明です。
重要な紙文書がある場合はそれらの保管を継続し、その他書類は電子化したほうがスムーズな管理ができるうえにコストがかかりません。
現状で紙文書に対して不満を抱えているなら、それこそが答えと言っていいでしょう。
４．電子化文書の作成・編集・管理ならPDF編集ソフトがおすすめ
紙文書を電子化するにはPDF編集ソフトの使用が最適。
なかでもWondershareがリリースする「PDFエレメント」は、さまざまな書類をPDF化するだけでなく、自由自在に編集できるソフトとして世界中の人々から利用されています。
PDFエレメントはPDF編集に特化したソフトですが、紙文書を取り込んで理想の電子化を実現できます。
製品の特徴・機能は次のとおり。
- テキスト・画像・写真・図形を自由に追加できる
- テキストのサイズ・フォント・色の編集がかんたん
- 直接リンク挿入や透かし編集もできる
- ファイルの変換・結合・圧縮・署名ができる
- OCRや翻訳もできる
このようにPDFエレメントは紙文書の電子化はもちろん、文書を自分好みに編集できます。特にビジネスシーンに最適化されたソフトなので、導入することで紙文書の電子化をスピーディーに行うことができるでしょう。
なお、PDFエレメントの必要性は次のとおり。
- ソフト1本分のコストで紙文書を自由自在に電子化できる
- 電子化した書類を管理しやすいよう設定できる
- 外国語の書類を翻訳できる
- 複数の書類をひとつにまとめることができる
- 署名や注釈など書類に応じて特別な編集ができる
PDFエレメントの操作は想像以上にかんたん。
気になった方は次の動画をご覧ください。
https://www.youtube.com/watch?v=L9oObhsfT1Y
まとめ
紙文書も電子化文書も独自の強みを持っています。
しかし、今後は紙文書の電子化が加速していくと思われます。現段階で少しでも紙文書に不満を抱いている場合は、速やかに電子化した方がいいかもしれません。
なお、電子化にはPDFエレメントのようなPDF編集ソフトがおすすめです。自由自在に編集できるソフトは多いようで少ないので、紙文書の電子化をサクっと済ませたい方は、ぜひ検討してみてください。
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