Tan Chan & Partners Pte Ltd.は地域で10年以上営業している小さな独立起業会計事務所です。その会社には5人の会計と4人のサポートスタッフがいて、大量の業務がリモートで行われています。
業務の拡大に伴い、その会社はいくつかの重大な課題に直面していました。クライアントからの紙の領収書を検索可能かつ管理可能な文書に変換すること、クライアントからの機密文書の取り扱い、オフィス外から従業員が文書にアクセスすることができる文書のポータビリティです。
PDFelementの導入によって、上記の課題をクリアしました。
オプションの光学式文字認識（OCR）機能により、会計とサポートスタッフは素早く、すべての領収書や文書をキャプチャしてPDFとして取り込みます。それからベーツナンバー機能を使用してすべての文書に対して正確なページ番号を追加します。そしてPDFelementの暗号化機能を使用して、各クライアントのPDFセットにユニークなパスワードを適用します。
最後に、スタッフはDropboxやGoogle Drive、EvernoteなどをPDFelementと統合して、ネット環境さえあればどこからでもPDF文書にアクセスすることができるようになります。
シンプルな紙の領収書を、管理可能かつポータブルかつ強力な文書にスキャナを使って変換していた時間と費用を削減しました。クライアントはシステムの機密性と正確性、および文書を簡単にアップロード/ダウンロードできる点など、チーム内のメンバーから評価を得ています。
その会社のチームはすぐに電子ファイルの使用に適用し、PDFelementを活用することによるメリットを経験しました。 スタッフが紙の文書の整理で時間を取られることはなくなり、クライアントとの時間や新規ビジネスのための時間を増やすことができています。
