はじめに
税理士や会計士の業務は、主に税金や会計などを取り扱います。どちらも、資格保有者のみが業務を行うことができる独占業務です。専門性が高いということもあり、各種スキルの高さが求められます。
それに加えて近年では、ITの積極的活用による業務効率化が謳われ始めています。今回の記事では、PDFelement(PDFエレメント)で実現できるそんな業務効率化の実現を図るためのPDF活用方法について紹介していきたいと思います。
目次:
1. IT活用することで効率化が図れるメリット
税理士とは、税理の専門家として納税義務の適正な実現を図るため、税務書類の作成や税務相談など租税に関わる代行業務などを行います。
一般的な会社員や公務員ではあまり接点はないかと思いますが、フリーランスや個人事業主にとっては身近な存在だと思います。そんな税理士ですが、まだまだ紙文化が根強い業種です。
例えば、我々が税理士に依頼する代表的な業務に「確定申告」があります。その際に必要となる書類は、「領収書」「請求書」「銀行の取引記録」「支払調書」「控除関係」などです。
これらのほとんどが、紙媒体での発行が主流となっています。
そもそも、日本の官公庁つまり国の行政機関の紙文化が根強いため、税務関係に関しても影響を受けるのです。
その反面、税務業務はITを活用しやすい特徴があります。主に金額(数字)を取り扱う業務のため、ITとは相性が良いのです。そもそも税理士は、AIが発展すれば消滅する業種の代表格です。
申告書記載や記帳代行などの業務は、Iotに基づいて処理が可能になると言われています。
しかし、AIが発展して完全独立で業務を行うことができるようになるまでは、ITを有効活用することにより効率化を最大化できるとも捉えられます。
そんな税理士業務ですが、IT化によって以下のようなメリットがあります。
・作業時間短縮
従来の手書き作業からExcelやwordを利用しての作業が可能です。また、紙媒体書類をPDFとして取り込むこともできます。
手書きとPCでは、作業時間に雲泥の差が出ます。
・人件費削減
作業時間が短縮できたことにより、今までの一人当たりの作業量が増加します。その結果、余計な人手が必要なくなりますので、人件費を削減できます。
・単純作業の自動化
紙媒体をPDFとしてPCに取り込むことにより、定型の雛形の使用や一度使用したデータの使い回しが可能となります。紙媒体では不可能であったことが、 IT化によって可能となります。
2. IT活用の例
税理士業務はデジタル化ツールを使うことにより、圧倒的効率化が図れます。
紙媒体書類のデータ化や記帳代行の効率化、税金の計算自動化などITとの相性が良い業務なのです。そんな税理士業務のIT活用でオススメなのが、「PDFelement」(PDFエレメント)です。
「PDFelement」では、「PDF直接編集、注釈」「OCR(光学文字認証)」「PDF変換、作成」などが可能です。紙媒体の資料を、「Word」「Excel」「PPT」などへ変換することも容易となっています。
➬Microsoft Office、画像、テキストなど合計17種類のファイル形式に対応。
➬レイアウトと書式を崩さずに、各形式に合わせた高度設定も可能。
➬互換性あり!他のファイル形式からPDFまで直接作成/変換可能。
これにより、業務の圧倒的効率化が図れます。そんなPDFelementの機能を紹介します。
・単純作業を自動化
RPAを活用して、手入力などの作業を自動化。
・スキャンしてPDFファイル化
写真撮影し取り組むことにより、PDFファイルに変換。
・PDF新規作成
白紙のPDFファイルを作成したり、画像からPDfファイルを作成。
・PDF圧縮
容量の大きいファイルを圧縮して保存。
・共有
iCloudドライブ、Googleドライブ、Dropbox、Onedrifeを使用して、PDFファイルを共有。
・ブックーマーク管理
ブックマークを追加、削除、修正、検索、編集。
・PDF保護
許可されていないユーザーがPDFを開かないようにパスワードを設定。
→関連記事:
確定申告用 PDF ファイルの編集について>>
3. IT活用具体例
(1)PDFをExcelに変換する方法(PDFelement利用)
ここでは「PDFelement」を参考に、ITの活用方法を解説します。
PDFをExcelに変換する方法
「PDFを変換」をクリックし、PDFへ変換するファイルを選択します。
「ファイルの種類」にて、Excelを選択します。
「保存」をクリックすることにより、Excelデータで保存されます。
Excelで保存されたファイルです。
これにより、紙媒体の書類でさえもデータとして保存や編集が可能です。詳しい操作は動画でも確認できます。
(2)チャットツールを使う
チャットツールを利用することにより、より円滑に税務相談をすることができます。リアルタイムでのコミュニケーションを行うことが可能となり、実際に会話するような感覚で使用できます。
また、グループチャットを作成することにより複数人での情報共有も可能です。代表者、経理担当者、税理士といた組み合わせなど、業務効率の大幅な向上が期待できます。
(3)会議ツールを使う
Web会議を使えば、場所や時間を問わずに顔を合わせてコミュニケーションが取れます。
最大のメリットは、遠隔地にいる者同士が1か所へ集まることなく意思疎通ができることです。
これにより、移動時間や交通費の削減、テレワークの推進など税務業務の効率化につながります。
まとめ
今回の記事では、税理士業務におけるITの活用について解説してきました。
紙文化が根強い税理士業界においても、IT化を取り入れて業務の効率化を図ることが求められています。実際にITを取り入れており、それを売りにしている事務所が多数存在します。顧客は自身での確定申告を税理士に依頼することから、その手続きが簡略化されることを望みます。
ITの活用は、その要望に応えることができます。PDFelement(PDFエレメント)では、そのような顧客の要望に応えるための機能を多数備えています。無料ダウンロードも可能となっているので、是非一度お試しください。
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