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「公務・市役所」でも活躍!PDFelement 6 Proの活用談をご紹介!

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市役所では、様々な手続きをすることが多くありますが、その申請の多くは紙媒体で行われています。また、そのほかにも、内部で処理をするにあたって、職員の給与や住所の管理、新しい企画の提案なども、紙媒体で行われるケースが多いです。

とはいえ、市役所を利用する人は、民間企業とは比べ物にならない数になるので、保存する紙媒体も大量になります。そこで、紙媒体をコンパクトに保存するために、スキャナーで取り込んで電子的に保存するという方法があります。しかし、その場合、ファイルは必然的にPDFファイルとして保存される形になります。

PDFelement 6 Pro

PDFファイルは、画像として認識されるので、申請書などに書かれている情報は、そのままでは文字として編集することができません。せっかくパソコンに取り込んだのに、ほかのシステムで使うために改めて手入力しなければいけない…

それでは、大変時間がかかってしまいます。そこで、PDFelement 6 Proを活用すると、その手間が大幅に削れます。以下で、公務・市役所での活用談を紹介したいと思います。

公務・市役所での活用談のご紹介

PDFのページを削除する

PDFファイルの変換機能

PDFelement 6 Proには、PDFファイル変換機能という機能があります。こちらでは、PDFファイルをWord、Excelや、PowerPointなどの、ほかのファイル形式に変換することができます。例えば、申請を元にお手紙を出す際に、PDFファイルをWordに変換すれば、宛名を書く手間を省くことができます。

また、給与の情報をExceでまとめて管理することができます。PDFファイルを変換すれば、手入力をしないので、間違えて入力してしまうという心配もありません。仕事のミスを減らすことにもつながりますさらに、PDFelement 6 Proには、csvデータに変換する機能もあるので、一括処理を行うためのデータを作ることも容易にできます。Accessで統計を取るときにも便利に使用できます。

PDFの作成機能

PDFelement 6 Proには、PDFの作成機能と編集機能があります。ExcelやWordで作成したパンフレットや申請書を、インターネット等に掲載する場合、安易に編集されるのを防ぐために、PDF形式で掲載することが望ましいです。

その際、Wordだけ、とかExcelだけ、というように一つのファイルだけで作ったものは、簡単にPDFに変換することができますが、Wordで作った文章とExcelで作ったグラフを二つともを1つのPDFにしたい、というときはPDFelement 6 Proの作成機能を利用すれば、1つのPDFとして複数のファイルをまとめて作成することができます。過去に作ったWordはそのまま、数値が新しく更新されたExcelは新しいものを利用したい、というときにも便利に利用することができます。

PDFのページを削除する

PDFの編集機能

PDFelement 6 Proには、PDFの編集機能があります。具体的には、下線を引いたり、矢印を付けたり、注釈をつけたり、テキストを追加・削除することができるという機能です。すでにインターネットに掲載してしまった申請書等で、誤りが見つかった場合は一刻も早く訂正しなければいけません。

そんなとき、元のファイルを探して、さらにPDF化して、と手間をかけると時間がかかってしまいます。PDFelement 6 Proを利用すれば、万が一誤りがあった際も、迅速に対応することができます。

    さて、PDFelement 6 Proの活用談は以上になります。変換機能、作成機能、編集機能、どの機能をとっても現場ですぐ使える機能です。ホームページには、無料版も公開されています。実際に購入する前に、利用してもいいかもしれません。

PDF高度編集・PDFelement 6 Pro

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編集者 カテゴリ: ビジネス活用
作成日: Aug 07,2017 15:05 pm / 更新日: May 15,2018 16:52 pm

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