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資料のPDF化で製造業の文書管理をもっと便利に

資料のPDF化で製造業の文書管理をもっと便利に

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Part 1. 製造業におけるPDFによる文書管理のメリット

製造業を行う上で、設計図をはじめとしたさまざまな資料を管理することが必要です。しかし、紙の資料はかさばる上に、管理が難しいという欠点があります。また、年間を通して考えるとインク代や印刷用紙にかかる費用はかなり大きくなります。このような問題を解決する一つの方法が資料のPDF化です。これは電子資料の形式の一つで、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも見ることができるのが特徴です。これらのデバイスで文書管理を行えば、製造業がもっと便利になり、費用削減にもつながります。

例えば、製品を組み立てるときに、その設計図は1枚ではなく、該当するものを探すのに時間がかかると時間のロスになってしまいます。これを電子化すれば資料を素早く検索することができ、時間短縮が可能です。また、インターネットを通して共有することができるので、離れた現場にいる仲間とスピーディーに連携することができます。また、資料を長期間保管することも、紙の資料では置き場に困りがちですが、電子化すれば容量の大きなストレージを用意するだけで、場所を取らずに済みます。これにより、製造から何年もたった製品の修理やメンテナンスもスムーズに行うことが可能です。


Part 2. 電子化の方法

資料を電子化する方法を紹介します。

まず、ワープロソフトなどで作成した電子ファイルについての方法です。この場合、手順はシンプルで、出力する際にPDFなどの電子ファイルの形式を選べばよいです。

次に、紙の資料を電子化する方法を紹介します。この場合はスキャナーを用いて行います。スキャナーがない場合はスマートフォンのスキャナーアプリを利用しても構いません。これを用いて電子化した後、パソコンにつなぐかインターネット経由でパソコンにファイルを移動します。最後に、PDF作成専用のソフトを利用する方法です。この方法が一番簡単なので、そのようなソフトを持っている人はこれを利用することをお勧めします。これらの手順でPDF化した後は、パソコンの専用のソフトで読み込むことで閲覧できます。

また、タブレットやスマートフォンでも利用可能です。


Part 3. 電子資料の作成、閲覧に最適なソフト

PDFを作成、閲覧できるソフトは数多くあり、それぞれ機能はバラバラです。そのなかで使いやすくて高機能なものに「PDFelement 6 Pro」があります。このソフトは電子資料を閲覧するだけでなく、さまざまな機能が備わっています。


PDFelement 6 Pro



まず、編集機能が充実していることです。文章の書き込みや画像の挿入などはもちろん、手書きでの書き込みにも対応しています。電子資料を一から作成することもでき、大変便利なソフトです。複数のPDFを一つにまとめる結合機能もあり、これを利用すればデータの管理も簡単になります。

また、一つの大きな特徴にOCRがあります。OCRとは資料に書かれている文字をデータ化する機能のことで、これを利用することで、スキャンした資料でもソフトで作成した資料と同様に編集を行うことがでます。印刷に関する機能も充実しており、資料を思い通りにプリントアウトすることが可能です。このように「PDFelement 6 Pro」は電子資料の管理に必要な機能や便利な機能を一通りそろえており、はじめて資料を電子化する人にもおすすめです。


製造業 文書管理 PDF 電子化


PDFelement 6 Pro」は有料ソフトですが、体験版も存在するのでまずはそちらを利用してみるとよいと思います。インターネット上でダウンロードすることができ、インストールすれば、すぐに利用することができます。利用してみて便利だと感じた場合はソフト上で有料版を購入することが可能です。これにより、製造業においてより便利な環境を作り上げることができるのです。

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編集者 カテゴリ: ビジネス活用
作成日: May 31,2018 16:35 pm / 更新日: May 31,2018 22:09 pm

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